Un projet de co-construction réussi avec Villanova University !

Villanova University devait gagner en efficacité en termes de planification des espaces du campus. Le processus manuel ne correspondait plus au besoin de la communauté universitaire, malgré un travail de 15 à 20 heures supplémentaires par semaine et l’embauche de travailleurs étudiants à temps partiel. 

Un autre projet qui avait été initié par plusieurs départements avec un autre éditeur de logiciel n’a pas abouti. Par conséquent, le projet a été supervisé de près par la haute direction et a bénéficié d’une grande visibilité auprès du corps enseignant et du personnel.  

« Ce n’était pas un petit projet pour le département, nous étions sous pression en interne pour le réussir », a déclaré Catherine Connor, vice-doyenne des inscriptions et de la planification. 

La prise en main rapide de la solution INFOSILEM Campus par le bureau de la Secrétaire Administrative Scolaire et Universitaire a permis un gain de temps considérable dans la gestion des plannings. 

 « Le Bureau de la Secrétaire Administrative Scolaire et Universitaire a participé à de nombreux projets techniques et a tiré des leçons de ses expériences. Par conséquent, les services professionnels d’INFOSILEM | Berger-Levrault ont collaboré parfaitement avec les équipes du bureau de la Secrétaire Administrative Scolaire et Universitaire et informatique de Villanova pour une mise en œuvre réussie. » a ajouté Pam Braxton, Secrétaire Administrative Scolaire et Universitaire. 

Le portail de INFOSILEM Campus, mis en œuvre à Villanova, en plus d’INFOSILEM Campus permet d’impliquer directement l’ensemble de la communauté du campus dans le processus de réservation de leur propre espace. 

Grâce à un contrôle granulaire des rôles et des responsabilités, le bureau central de planification peut facilement paramétrer les accès aux réservations des espaces à des utilisateurs définis et gérer les créneaux d’accès.  

Les mails, les appels téléphoniques et les déplacements pour faire une réservation sont pratiquement éliminées. Le bureau central de planification gagne en efficacité et recentre ses missions pour offrir de meilleurs services à la communauté du campus.  

L‘équipe de planification gagne suffisamment de temps pour gérer désormais l’efficacité dans la production du programme de cours principal. Avec la même équipe de planification et sans les travailleurs étudiants à temps partiel, le bureau de la Secrétaire Administrative Scolaire et Universitaire a amélioré sa productivité. 

Le déploiement de la solution INFOSILEM Campus a fourni à la communauté universitaire les outils nécessaires pour améliorer le processus de la réservation de salles. En allégeant la charge de travail du bureau central de planification et en simplifiant le processus dans son ensemble, l’université a pu : 

• se concentrer sur l’amélioration des horaires pédagogique pour les étudiants et les professeurs ; 
• produire des rapports sur les indicateurs de performances clés à l’échelle de l’établissement liée à l’utilisation des salles ; 
• orienter ses efforts sur les processus d’administration universitaire essentiels sans la charge de travail reliée à la gestion des réservations ponctuelles ni à l’interruption de celle-ci.