Comment BL.enfance a changé le quotidien du service Enfance de la ville de Megève ?

Fluidifier la gestion de son service Enfance tout en proposant des services innovants aux familles : tel était le besoin identifié par la ville de Megève lorsqu’en 2011, elle décide de centraliser la gestion quotidienne de l’ensemble des structures petite enfance, scolaires, périscolaires et extrascolaires dans le logiciel e.enfance, proposé alors par Berger-Levrault.

Aujourd’hui équipée de la solution BL.enfance depuis 2019, Nadine Bottolier-Curtet, Directrice enfance, jeunesse et vie scolaire de la Mairie de Megève, revient sur les changements apportés par l’utilisation de la solution et du Portail Famille.

En 2011, nous avions fait le choix de la solution e.enfance, que proposait alors Berger-Levrault, pour gérer l’ensemble des activités liées à l’enfance. Comme nous étions satisfaits de la solution, nous avons fait naturellement le choix de migrer vers la solution BL.enfance, qui nous apportait en plus de nouvelles fonctionnalités : interfaces avec la CAF, personnalisation des états de pointages.

Aujourd’hui, BL.enfance nous permet de gérer au quotidien les structures petite enfance, la restauration scolaire, les activités périscolaires et extrascolaires (activités du soir, mercredi et vacances).

BL.enfance est un très bon outil pour la gestion quotidienne du service et des structures : connaître les états de présence, gérer les inscriptions, les réservations, les facturations.

Les agents gagnent du temps dans leurs tâches quotidiennes grâce aux différentes fonctionnalités proposées, notamment sur les facturations. En début de chaîne, nous avons mis en place plusieurs dispositifs de pointage : un système de lecture sur borne en crèche afin que les familles badgent avec leur carte personnelle, une tablette pour les activités périscolaires ou extrascolaires et un système de code-barre scanné via une douchette pour le service self des collèges publics et privés. Ce système nous permet d’agrémenter en temps réel les données dans BL.enfance, évitant ainsi la ressaisie manuelle et le risque d’erreurs.

Côté collectivité, les agents doivent gérer des tarifs différenciés en fonction de la commune de résidence de l’enfant mais aussi la refacturation des « consommations » à ces mêmes communes. En effet, nous accueillons au sein de nos structures et établissements des enfants résidant dans les communes proches. De plus, Megève est situé dans un secteur où les familles ont pour habitude de beaucoup bouger. Sans un suivi précis, les tarifs appliqués et les refacturations aux communes environnantes avec qui nous sommes conventionnées pourraient être erronées. BL.enfance nous aide à suivre, historiser les changements d’adresse et ainsi justifier les refacturations des « consommations » aux collectivités.

BL.enfance nous a aussi permis d’accélérer la dématérialisation des factures. Fini les impressions, les mises sous pli et les affranchissements, aujourd’hui tout se passe via le Portail Famille. Un vrai gain de temps et d’argent !

Oui, nous l’avions mis en place dès que nous nous sommes équipés de e.enfance. Nous avions fait ce choix pour faciliter les démarches des familles, notamment la gestion des inscriptions. Depuis la fin 2021, nous avons franchi une nouvelle étape avec la mise en place de l’application mobile dédiée, nommée Portail Megève. Les familles accèdent ainsi plus facilement au Portail Famille sans avoir besoin de se connecter à leur ordinateur. Nos agents les incitent d’ailleurs à la télécharger. Il faut dire que cette application nous aide à mieux communiquer avec les parents : nous pouvons les alerter plus facilement en cas d’urgence via les notifications push. Nous avons aussi mis le frein sur les mails et privilégions l’envoi de SMS groupés, notamment pour les relances de factures. Comme ils peuvent directement payer en ligne via le portail, les parents sont plus réactifs dès qu’ils sont alertés alors que si nous leur adressions un courrier postal, il serait peut-être resté lettre morte. Le portail famille est un vrai adjuvant pour diminuer les impayés.

En résumé, tout est plus facile pour les parents comme les agents : revenir en arrière serait rude !

Sans aucune hésitation, sa base de données unique enfant/famille ! Aujourd’hui, ce sont plus de 850 dossiers enfants/famille qui sont recensés dans la base de données pour notre seul service. Le service Petite Enfance utilise aussi cette base, ce qui nous permet de suivre chaque enfant tout au long de son parcours scolaire. Ainsi, nous sollicitons les parents ayant des enfants en âge d’être inscrit à l’école pour qu’ils réalisent leurs démarches.

Autre exemple : celui du PAI (Projet d’accueil individualisé), pour lequel nous avons dit adieu au tableur Excel. Avant, tout était répertorié à la main dans un tableau. Grâce au dossier enfant centralisé dans BL.enfance, dès qu’un enfant s’inscrit, on ajoute son dossier médical à sa fiche, ce qui facilite son suivi par l’ensemble des services concernés. De plus, la mise à jour d’une année sur l’autre est grandement facilitée.

Côté organisation interne, cela nous permet d’avoir un guichet unique avec deux agents qui retracent le parcours d’un enfant de la petite enfance à la 3^ème. 

Au-delà des avantages quotidiens qu’apporte BL.enfance, le plus de Berger-Levrault est sans conteste l’accompagnement dont vous bénéficiez. Notre formateur nous suit depuis le début et réalise chaque année des rendez-vous entretien pour améliorer le fonctionnement de la solution, vérifier s’il y a des imperfections, des améliorations à réaliser.

De plus, si vous êtes amené à signaler des dysfonctionnements pour lequel vous attendez une réponse rapide, vous pouvez compter sur le service Support, toujours très réactif.