Les clés d’un passage en DSN réussi : l’exemple de Cholet et son agglomération

Annie Néret, chef de projet à la Direction des Ressources Numériques (DRN) de la ville de Cholet et de l’Agglomération du Choletais, nous fait part de son expérience du passage en DSN.

« La toute première étape du déploiement de la DSN a été le passage obligatoire en mode contrat (contrats des agents). Ce changement a représenté un plus pour nous : le mode contrat a affiné la gestion, notamment celle des fins de contrats à transmettre à Pôle Emploi.

Dans l’ensemble, nous n’avons pas rencontré de souci pour effectuer ce passage, huit ou neuf erreurs tout au plus.

Ensuite, il y a eu le paramétrage initial de la DSN. Connaissant très bien la N4DS, j’ai fait du paramétrage initial en essayant de résoudre au mieux les problèmes. Étant donné que la N4DS présente des similitudes avec la DSN, nous partions avec un avantage et nous avons réussi à faire une bonne transition. Cela pourrait cependant représenter un point de difficulté pour les collectivités qui ne maîtrisent pas la N4DS.

Enfin, nous avons réalisé beaucoup de tests, notamment par rapport au paramétrage, et nous avons effectué une vérification des montants. Nous devions nous assurer que les groupes de rubriques spécifiques étaient envoyés normalement. N’ayant pas encore opté pour le dispositif de veille règlementaire automatique, nous sommes autonomes dans la mise à jour de notre paramétrage.

Nous avions l’obligation de passer à la DSN pour une seule collectivité (l’Agglomération) sur les quatre gérées par nos services. Cependant, il était plus simple pour nous de tout démarrer en même temps, vu que nos services sont mutualisés. Cela simplifie le processus. Si vous avez plusieurs collectivités au sein d’un même organisme, le passage en mode contrat se fait en globalité.

Au fur et à mesure du paramétrage, notre service s’est rendu compte qu’il nous manquait des éléments et nous avons donc dû affiner notre paramétrage pour être conformes à la DSN. Nos modes de fonctionnement n’étaient pas les mêmes, et nous avons dû les adapter.

Nous avons constaté que la saisie en mode contrat demande plus de rigueur. À chaque changement de statut, il est nécessaire que le motif de fin et le type de contrat (CDD, CDI, titulaire, etc.) soient en adéquation. Un motif mal saisi peut engendrer une erreur dans la DSN. Tous les mois, j’ai un ou deux contrats qui passent mal parce que, par exemple, une personne qui part en mutation a été notifiée comme une simple fin de contrat. Des informations complémentaires sont à renseigner pour le contrat d’apprentissage, la rupture du contrat, etc.

Le service recrutement a donc dû revoir sa manière de traiter tous les contrats. Maintenant, la saisie se fait au fil de l’eau, pour un envoi de la DSN à chaque fin de mois.

Autre point important : le service recrutement est plus attentif à la durée du contrat. Avant le passage en DSN, le contrat indiquait une date de fin provisoire et, si nécessaire, celle-ci était repoussée. Aujourd’hui, le service essaie de définir la fin du contrat et privilégie les renouvellements.

Nous avons mis certains changements en place avant même de passer en DSN : clôturer les contrats des non titulaires dès leur création. Cette contrainte peut perturber ceux qui ne prennent pas les devants.

Toutes ces procédures sont plus claires maintenant, mais cela nous a obligé à revoir les modes de fonctionnement et à prendre de nouvelles habitudes.

Auparavant, nous devions réaliser manuellement les déclarations mensuelles Urssaf. Maintenant, nous devons toujours vérifier les montants,mais cette déclaration part automatiquement dans la DSN.

La génération de la DSN est à faire en test après les premiers calculs de paie pour vérification des erreurs bloquantes et écarts de montants. Elle doit impérativement être effectuée lors des contrôles croisés du mandatement, état de charges, etc. La génération en réel est à traiter avant la clôture de la paie.

Le passage en DSN peut impliquer un pointage de montants différent. Lorsque nous étions en N4DS, nous faisions un traitement en fin d’année où nous indiquions tous les chiffres et les montants. Nous préparions des cumuls de N4DS tous les mois et nous suivions ces tableaux au fil de l’année. Maintenant, la DSN est un pointage mensuel des informations transmises.

Ce qui change aussi, c’est que nous allons disposer d’une gestion de blocs de régularisation. C’est une nouveauté du mois de mai. Ces blocs de régularisation nous permettront de corriger la DSN. En N4DS, nous avions un fichier final sur lequel nous pouvions modifier les montants. Avec la DSN, nous ne pouvons pas procéder de cette manière, c’est vraiment e.sedit RH qui gère ces éléments. En cas d’erreur, nous pourrons désormais utiliser les blocs de régularisation.

Le PAS est envoyé automatiquement dans la DSN.

Le seul organisme qui nous a contacté, c’est l’Urssaf.

L’Urssaf nous a remonté une mauvaise déclaration. Étant donné que les blocs de régularisation n’existaient pas à ce moment-là, nous ne pouvions pas la corriger. L’Urssaf a été très compréhensif et a accepté de procéder à la correction manuellement. J’ai ensuite réussi à modifier le paramétrage pour éviter que cette erreur ne se reproduise.

Ensuite, un cas de paie un peu particulier s’est présenté, dans lequel nous avions déclaré une mauvaise base. Là aussi, la manipulation étant compliquée, l’Urssaf a accepté d’effectuer la correction. Depuis, j’ai fait un test avec les blocs de régularisation et je sais maintenant que nous serons en mesure de régler le problème nous-mêmes la prochaine fois.

Pour ce qui est de la collaboration avec Berger-Levrault, nous avons opté pour un contrat d’assistance sur la DSN, et j’ai été pilote officiel de deux versions du logiciel : une au mois de novembre et une qui s’est terminée fin juin.

Quand il y a un bon lien entre l’éditeur et la collectivité et que les retours sont pris en compte, cela donne lieu à une belle collaboration. Nous trouvons constamment de nouvelles améliorations, comme c’est le cas actuellement pour le développement des blocs de régularisation.

En conclusion, globalement le passage en DSN s’est bien déroulé mais nécessite une rigueur dans les saisies et dans le pointage. »