En 2021, la mairie de Villeurbanne souhaite moderniser son système de gestion du parc automobile de la collectivité et décharger le service gestionnaire en mettant en place une solution de dépôt et de restitution des clés connectée à leur solution de gestion des réservations et prêts de véhicules. Déjà utilisatrice des solutions Atal et eAtal, c’est tout naturellement que la mairie de Villeurbanne s’est tournée vers les experts Berger-Levrault pour valider la faisabilité de leur projet. Pour nous, Franck Milioni et Kheira Chermitti ont accepté de revenir sur ce partenariat gagnant-gagnant.
A l’origine du projet, un constat : l’obligation de dédier des agents à la distribution des clés pour les différents prêts de véhicules. La crise COVID et les nouvelles ambitions de la municipalité ont changé la donne. « Nous avons souhaité automatiser la distribution des clés mais aussi élargir le type de véhicules mis à disposition des agents, en nous orientant vers des mobilités douces comme les vélos », nous indique Franck Milioni, Chef de projets au sein de la Mairie de Villeurbanne. Le projet est clair : mettre en place une boîte de distribution des clés des véhicules, connectée à leur logiciel de gestion pour faciliter les demandes de prêts de véhicules et de vélos pour les déplacements professionnels et simplifier ainsi l’accès aux véhicules. Utilisateurs des solutions Atal et eAtal, la mairie s’est tout naturellement appuyée sur les équipes Berger-Levrault pour co-construire ce projet tripartite.
Pas moins d’un an de travail a été nécessaire pour valider la faisabilité technique, développer la solution et installer la borne. « Chaque partie est arrivé avec son domaine de compétences et d’expertise : nous avec le fonctionnement de l’atelier et le besoin initial, les experts Atal avec l’expertise de la gestion d’une flotte de véhicules ». L’objectif : interfacer la solution e.Atal avec la solution de boîte à clés connectée proposée par le prestataire sélectionné par la ville de Villeurbanne pour permettre une meilleure gestion de la flotte automobile. Une première phase de déploiement a été réalisée sur le parc des vélos et des vélos à assistance électrique (VAE) en septembre 2022, avant une extension du système de la boîte à clés sur l’ensemble du parc automobile de la collectivité et faciliter ainsi la gestion des réservations. A ce jour, une dizaine de vélos et une vingtaine de véhicules légers et utilitaires du pool sont mis à disposition par la municipalité via ce système.
Gestion des prêts de véhicules dans eAtal
L’interconnexion entre la boîte à clés et eAtal est un vrai vecteur d’autonomie pour l’ensemble des agents. « Si un agent veut emprunter un vélo ou un véhicule, il lui suffit de réaliser sa demande de prêt via eAtal. Une fois sa demande enregistrée, il ne lui reste plus qu’à réceptionner l’email contenant le QR Code pour aller récupérer sa clé dans la boîte connectée et l’y remettre après utilisation. Ce système apporte plus de flexibilité pour le demandeur. », indique Kheira Chermitti, Coordinatrice des fonctions transverses au sein de la Direction Générale Ingénierie et cadre de vie. Un nouveau process qui a eu un impact positif côté gestion du pool de véhicules. « Ça a vraiment changé la façon de travailler des agents en charge du pool. Plus besoin de dédier une personne pour donner les clés et être présente lors de la restitution : les agents affectent les véhicules en fonction de la demande reçue et du besoin et déposent la clé dans la boîte connectée. » En assurant la traçabilité de tout prêt de véhicules, l’interconnexion entre la boîte à clés connectée et eAtal offre un meilleur suivi du pool de véhicules « Avec ce système, les agents peuvent savoir plus facilement quelles personnes n’ont pas déposé la clé dans la boîte à la fin du prêt mais aussi, prendre en charge plus rapidement un véhicule en cas de signalement de la part de l’emprunteur lors de la restitution »
« Nous sommes très satisfaits des solutions Atal et eAtal ainsi que de la manière dont nous travaillons avec les équipes Berger-Levrault. Nous nous apportons vraiment mutuellement. Le projet de la boîte connectée en est la preuve : les équipes ont fait évoluer eAtal pour qu’ils répondent à notre besoin. » indique Franck Milioni. Un besoin qui se fait sentir dans de nombreuses collectivités selon Kheira Chermitti : « La boîte à clés devient un passage obligé pour centraliser la gestion du pool. Nous sommes très contents de ce qui a été mis en place car nous en voyons tout l’intérêt au quotidien. Nous espérons que d’autres collectivités sauteront le pas, comme nous l’avons fait. »
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