Acquérir de l’efficacité opérationnelle et la confiance des facultés à Carleton University

Avec l’augmentation des inscriptions et des mesures de responsabilisation, Carleton University a reconnu le besoin il y a quelques années, de lever les barrières qui nuisaient à son efficacité opérationnelle et de remettre en cause son mandat pédagogique.

Les horaires de cours étaient devenus un élément central des discussions. Les objectifs suivants ont été fixés :

• Produire des horaires flexibles et équilibrés;
• Réduire les conflits d’horaires pour les étudiants;
• Promouvoir la remise des diplômes à temps;
• Éliminer l’achalandage durant les heures prioritaires;
• Maximiser l’utilisation des espaces.

La migration vers un processus de création d’horaires de cours coordonné et l’implantation du logiciel INFOSILEM Academic ont été déterminantes pour l’université. Elles ont été une expérience d’apprentissage extrêmement bénéfique. Malgré une certains réticences des universités aux nouvelles procédures, les succès se sont enchainés et les opérations ont été renforcées. Désormais, tout le monde a adopté le nouveau processus et profite désormais des résultats.

La migration vers un environnement de création d’horaires de cours coordonné n’aurait pu être réalisée sans l’élaboration de politiques et de directives rigoureuses. L’université a formé un comité de création d’horaires pour élaborer les principes et les objectifs de création d’horaires pour l’université, pour définir les règles de création d’horaires et pour clarifier les responsabilités de l’équipe dédiée. Le comité examine encore chaque politique, chaque année.

« C’est bien géré et très différent de la façon dont les choses se passaient auparavant. C’est maintenant un processus bien accepté qui profite à tout le monde. », a déclaré Anne-Marie Lepine, Associate Registrar.

Avec la même quantité d’espace et une augmentation importante du nombre d’inscriptions, Carleton University a réussi avec INFOSILEM Academic à :

• Continuer de remplir son mandat pédagogique;
• Augmenter le taux d’obtention de diplôme;
• Atteindre un taux d’utilisation de l’espace de 86 %;
• Maîtriser son impact sur les réservations ponctuelles;
• Réduire le nombre de demandes de modifications;
• Réduire le délai de traitement des demandes de modification à 24 heures, au lieu de trois à cinq jours comme auparavant.

Carleton utilise maintenant ses ressources de façon plus efficace; pas seulement son espace, mais aussi ses ressources financières et son personnel. L’équipe chargée de la création d’horaires consacre plus de temps à l’amélioration de son programme de formation, à l’éducation du personnel au sein des facultés et à l’amélioration des horaires.
Jamie Carmichael des services de gestion et d’examen témoigne : «Nous avons la possibilité de comprendre clairement les besoins des départements et par conséquent, de fournir de meilleurs services et de meilleurs horaires.»

L’université de la capitale du Canada, Carleton University, offre 65 programmes d’études dans des domaines aussi diversifiés que les affaires publiques, le journalisme, les études cinématographiques, l’ingénierie, la haute technologie et les études internationales. Plus de 2 000 professeurs et membres du personnel offrent leurs services à 23 000 étudiants. L’approche créative, interdisciplinaire et internationale à la recherche de Carleton University a mené à de nombreuses découvertes et créations importantes dans les domaines de la science et de la technologie, des affaires, de la gouvernance, des politiques publiques et des arts.