Comment digitaliser vos processus RH avec une solution de gestion SIRH complète et efficace ?

La mairie de Grigny, commune de l’Essonne de 28 000 habitants, a toujours fait montre d’un intérêt particulier pour la dématérialisation de ses processus de travail. Il faut dire que pour gérer les 900 agents de la collectivité, les 19 agents que compte la Direction des ressources humaines ont bien besoin d’outils informatiques qui facilitent leur quotidien. Cliente fidèle de Sedit Marianne, l’ancêtre de e.sedit RH, la directrice du service RH, Florence Canestrelli, est revenue avec nous sur l’évolution de ce logiciel on-premise et les bénéfices qu’elle et son service en tirent au quotidien.

Au tout début, nous n’avions qu’une seule volonté : adopter le meilleur logiciel de paie du marché. Nous voulions un outil fiable, sécurisé, qui nous permette de gagner du temps sur cette partie importante de la gestion des ressources humaines. Notre choix s’est alors porté sur e.sedit RH, très bien positionné sur le marché et plus intuitif, selon nous, que ses concurrents.

Au fil des années, la liste de nos besoins s’est allongée. Très rapidement, nous avons constaté que la dématérialisation du dossier de l’agent était un point crucial pour mener à bien nos missions, au vu de l’augmentation croissante du nombre d’agents. Nous avions besoin de trouver des informations rapidement, d’extraire et analyser des statistiques depuis le logiciel… L’acquisition de nouveaux modules pour couvrir l’ensemble de nos besoins fonctionnels s’est imposée à nous.

D’année en année, Berger-Levrault a su continuer à nous proposer de nouvelles fonctionnalités par le biais de modules additionnels. Gestion des absences, gestion du temps de travail, entretiens annuels ou encore arrêtés sont autant de sujets qui sont venus enrichir notre SIRH. Autre exemple : celui des informations liées aux accidents de travail pour lesquelles notre service est régulièrement sollicité. Aller chercher un détail dans un dossier papier, c’est très long : nous perdions du temps pour d’autres missions. Nous avons donc opté pour le module e.accidents du travail, qui nous permet un accès immédiat aux informations dont nous avons besoin. C’est très pratique.

Grâce à la mairie de Grigny qui nous a toujours suivi dans nos demandes, aujourd’hui, nous avons un outil extrêmement performant qui nous fait gagner beaucoup de temps au quotidien. Et ce n’est pas fini ! Nous avons monté un plan d’investissement sur plusieurs années pour continuer à étoffer le logiciel.

Grâce aux modules que nous avons interfacés avec e.sedit RH, beaucoup de choses sont désormais automatisées. Quand nous faisons la paie, les absences sont déjà prises en compte, la production de la DSN se fait très facilement… Il n’y a plus qu’à vérifier que tout va bien, cela nous évite de commettre des erreurs. De manière générale, tout est beaucoup plus fiable car une information entrée dans un module ou dans le logiciel est automatiquement mise à jour partout. Nous n’avons plus besoin de ressaisir les mêmes données à différents endroits, c’est idéal.

Il faut tout de même noter que l’installation d’un module demande du temps de suivi et de paramétrage. Au début, il faut investir des ressources pour l’intégrer dans nos processus de travail. C’est seulement une fois cette étape passée que le logiciel devient vraiment performant et efficace. De plus, à chaque nouvelle acquisition de module, nous mesurons les résultats en termes d’utilisateurs, de satisfaction, de gain de temps… Il est important de faire ce bilan pour que la direction sache que son investissement est utile et qu’elle continue à nous suivre dans nos demandes.

Pour les agents, ce processus de dématérialisation est un réel avantage. Avec le module BL.connect coffre-fort numérique Digiposte par exemple, ils ont accès beaucoup plus tôt à leur fiche de paie tous les mois, ce qui est très pratique. Autre exemple : le module e.évaluation. Quand nous avons mené les entretiens professionnels cette année, les agents ont beaucoup apprécié de voir remonter automatiquement leur prochain avancement de grade grâce au simulateur. Pour le service RH, il a montré un autre avantage bien concret : depuis sa mise en place, les organigrammes sont beaucoup plus clairs, complets et à jour. Il est facile de retrouver n’importe quel agent, même fraîchement arrivé.

D’une manière plus globale, la communication entre chaque agent et le service RH a vraiment été facilitée par la dématérialisation. Dans cette même optique, nous testons actuellement BL.monPortail RH, qui permet à chaque agent de voir par lui-même les informations qui le concernent, de modifier ses propres coordonnées… et de décentraliser les demandes de congés. Encore une fois, c’est un outil qui va nous permettre d’aller plus vite et de limiter les erreurs.

En effet, nous avons parfois l’occasion d’assister aux rencontres du CUSMA. Ces réunions sont très utiles : nous pouvons à la fois nous renseigner sur les développements prévus et nous constituer site pilote pour le test et l’amélioration de nouvelles solutions. Nous l’avons été pour le module e.rapport social unique : ce fut une expérience très enrichissante où nous avons pu donner notre avis sur les fonctionnalités manquantes. Berger-Levrault est très à l’écoute de nos remarques : c’est important pour nous car nous sommes les utilisateurs finaux, nous savons de quoi nous avons besoin.

Je dirais qu’e.sedit RH est un SIRH performant, fiable, simple d’utilisation et instinctif. Ses modules en font un logiciel très complet fonctionnellement parlant. L’immense avantage de connecter e.sedit RH aux modules est la rapidité avec laquelle nous pouvons obtenir des réponses aux questions qui nous sont posées. Toutes les informations sont au même endroit, accessibles en quelques clics : données de l’agent, évaluation professionnelle, fiche de poste grâce au module e.GPEC, futurs avancements de grade… Quand on gère 900 agents, le « tout en un » fait la différence.