Comment la GMAO CARL Source a révolutionné la gestion des équipements à l'Ensemble Hospitalier de la Côte ?

L’Ensemble Hospitalier de la Côte (EHC) regroupe, de Gilly à Crissier et du bord du lac Léman au pied du Jura, 1 hôpital de soins aigus et 2 centres de réadaptation,1 clinique privée, 3 permanences médicales, plus de 20 centres médicaux et 3 EMS de long séjour. Pour entretenir la multiplicité des bâtiments et des équipements, la direction des infrastructures, des services techniques et hôteliers s’appuient sur le logiciel GMAO CARL Source Santé.

Eric Jacquenoud, Responsable de la maintenance et Ignacio Rodicio, Directeur du département des infrastructures expliquent le projet et les bénéfices du déploiement de la GMAO CARL Source Santé au sein de l’EHC. 

Le projet GMAO est lancée en 2015, avec pour mot d’ordre la qualité et la fiabilité de la maintenance des 30 000 équipements et locaux de l’EHC. Un cahier des charges ambitieux avec des besoins fonctionnels spécifiques propres aux différents services intègre les exigences sanitaires et réglementaires et des indicateurs GMAO indispensables pour mesurer la performance de la maintenance à l’EHC. C’est CARL Berger-Levrault qui remporte l’appel d’offre. Une offre à même de répondre à tous les critères techniques, informatiques et financiers et aux besoins de l’EHC en GMAO mobile.

Les objectifs du projet sont ainsi posés :

• Gérer les projets et optimiser les ressources,
• Lire la situation financière et la piloter,
• Donner à chacun des publics (cadres, techniciens, direction générale) les indicateurs qui lui sont adaptés.

« La première étape avant de déployer le logiciel a été d’établir une stratégie de maintenance pour l’ensemble de services de l’EHC », commente Ignacio Rodicio, directeur du département des infrastructures et Eric Jaquenoud, responsable de maintenance. « On remonte le fil ‘symptômes, causes, racines et remèdes’, et on définit un vocabulaire commun dans les arborescences de notre GMAO pour que tout le monde s’y retrouve » explique ce dernier. Des méthodes maintenance harmonisées, des reportings rigoureux et des statistiques implacables : les bénéfices d’une GMAO commune pour optimiser la qualité du pilotage de la maintenance sont vite mesurables.

« L’intégration des données pour le premier site a nécessité un an », précise Ignacio. « Une année supplémentaire a été nécessaire pour intégrer le deuxième site, observation, correction, temps aux techniciens pour s’approprier l’outil CARL Source et la GMAO mobile CARL Touch. », avant de passer au site de Morges. En 2022, l’inventaire complet est achevé pour la partie technique et le biomédicale, mais pas encore pour l’intendance  (mobilier, lingerie, hôtellerie…).

« L’outil CARL Source nous donne une palette de couleurs extraordinaire. On a utilisé des nuances de gris mais selon l’énergie qu’on y mettra, on peut faire un joli tableau. » ajoute Eric Jacquenoud.

« Grâce à la GMAO et aux critères que nous avons mis en place, on dispose d’un vrai suivi qualitatif des équipements », souligne Eric Jaquenoud. « Bien que le projet prenne beaucoup plus de temps que prévu, le logiciel fonctionne bien ». Selon lui, « l’homogénéisation des process sur les différents sites et la modernisation des pratiques de maintenance valorisent le technicien, améliorent la fidélisation et l’intégration des recrues grâce à la mobilité ».

CARL Source est un outil précieux en cas d’audit des autorités sanitaires. «Lors des deux dernières visites », raconte Ignacio Rodicio « La qualité de nos process et des historiques à disposition nous a valu que quelques non conformités mineures. Elles ont salué et encouragé la démarche entreprise dans le cadre du projet GMAO ».

Après avoir mené ce projet très ambitieux avec une méthodologie de gestion de projet classique « cycle en V », l’équipe de projet a choisi de modifier leur approche : « on a finalisé l’intégration des deux premiers sites, puis basculé en méthode « agile » qui permet de découper le projet en sous-projets et atteindre plus rapidement le succès ».