Comment Médiateam a contribué à la digitalisation complète des dossiers usagers ?

L’établissement d’Autisme Saint-François, géré par l’Ordre de Malte France, a franchi, en 2021, le cap de la dématérialisation complète de ses dossiers usagers. Il faut dire que l’établissement d’Autisme Saint-François est une structure qui regroupe plusieurs services : un SESSAD, service d’éducation spéciale et de soins à domicile, de 50 places réparties sur 2 antennes et dédié à des bénéficiaires avec TSA, âgé de 0 à 20 ans ; une UEMA, unité d’enseignement en maternelle, de 7 places, dédiée à 7 enfants avec TSA, âgés de 3 à 6 ans et une UE, unité d’enseignement, en partenariat avec l’Association MeeO, dédiée à 20 enfants avec TND et TSA, âgés de 6 à 11 ans.

La directrice de l’établissement, Danika Mercier, est revenue avec nous sur le déploiement de la solution Médiateam et les bénéfices qu’elle et ses services en tirent au quotidien pour la gestion de leurs bénéficiaires et de leur famille.

Autisme Saint-François est (dixit le Médecin du SESSAD et de l’UEMA) « sorti de la préhistoire à compter de 2018 ». Nous sommes passés des dossiers papier, peu opérationnels, à une numérisation progressive et accessible à tous les professionnels pour, enfin, déployer, à compter de septembre 2021, la solution Médiateam.

Ayant dirigé précédemment un SAMSAH, je connaissais la pertinence de cet outil, notamment pour des équipes mobiles. L’équipe de Direction a cependant pris le temps d’effectuer un comparatif auprès d’autres institutions partenaires, afin d’être directement en lien avec des utilisateurs de tel ou tel autre outil et faire le choix de l’outil le plus en adéquation possible avec nos besoins et notre réalité institutionnelle. Pour nous, c’est bien Médiateam qui répond le mieux à nos besoins de souplesse et d’adaptation aux missions des différents services d’Autisme Saint-François.

En termes de méthodologie :

• Nous avons annoncé en interne en septembre 2020 que nous changerions d’outils en 2021 et avons mis en place quelques outils dans nos dossiers numériques, tels que la chronologie de l’accompagnement et des menus déroulants.
• L’équipe de coordination (équipe de direction, psychologues et secrétaires de direction) a bénéficié d’une journée de formation en juin 2021 puis a apporté des modifications aux différents paramétrages afin de personnaliser notre outil.
• Nous avons mobilisé tous les professionnels en même temps sur une journée de formation en août 2021 en leur précisant qu’ils devaient, à l’issue de la formation, utiliser exclusivement Médiateam.
• Cette journée de formation a mobilisé 3 formateurs (pour 3 antennes) !
• Chaque professionnel référent de projets individuels d’accompagnement devait saisir « ses » dossiers.
• Les équipes bénéficient de temps dédiés (environ 1 fois par trimestre et à chaque fois que nécessaire) avec la référente qualité, également référente de cet outil. L’objectif de ces temps est d’accompagner les professionnels et d’inscrire le plus de cohérence possible dans l’utilisation de cet outil.

Nous avons mis en place la même méthodologie lorsque nous avons intégré les professionnels de l’UE car elle nous parait la plus opérante.

Les professionnels sont contraints de rendre compte quotidiennement de leur action et de bien prendre en compte les obligations mais également la plus-value pour les bénéficiaires et leur famille de mettre en place le DUI avec l’aide de cet outil. Le changement a été important pour les professionnels mais très rassurant pour la Direction en termes notamment de traçabilité et d’outil de pilotage.

• Les interlocuteurs Berger-Levrault avec lesquels nous avons échangé et qui ont déployé la solution Médiateam sont issus de médico-social : indispensable à notre avis pour être en phase lors des paramétrages et des temps de formation. Cette dimension est essentielle.
• Médiateam est un outil adaptable à la spécificité de missions différentes avec un environnement intuitif qui permet de se situer à la fois finement (par exemple au niveau d’une situation singulière) et globalement (par exemple au niveau des statistiques).
• Des mises à jour sont effectuées régulièrement avec le déploiement de nouvelles options en adéquation avec l’évolution réglementaire et l’évolution de notre secteur.

Au-delà des obligations réglementaires, les bénéficiaires et leur famille nous oblige : nous leur devons, pendant toute la durée de notre accompagnement, de tracer les événements saillants, la contractualisation, les forces et les faiblesses, etc.

Nous devons répondre à nos obligations de rendre compte de nos actions : nous nous appuyons sur Mediateam pour la consolidation de différents documents (rapports d’activité, indicateurs ANAP, etc.).

Nous sommes inscrit dans une démarche volontariste dans l’appropriation de la nomenclature Sérafin-PH : nous avons pu adapter cet outil à cette évolution choisie afin de mobiliser tous les professionnels.