Communauté d’Agglomération regroupant 18 communes, Plaine Vallée fait le choix en 2022 de la solution BL.Actes-Office pour la gestion et le suivi des délibérations de son conseil communautaire.
Christine Masson, Directrice Générale Adjointe de la Communauté d’Agglomération Plaine Vallée nous en dit plus.
Avant l’installation du logiciel, nous utilisions des méthodes plus artisanales. Nous rédigions nos trames d’actes sur des documents Word, mais la gestion devenait de plus en plus compliquée : les documents faisaient des allers-retours dans les messageries des agents et ne nous assuraient pas la fiabilité et la bonne version des documents utilisés.
C’est pour cela que nous avons souhaité passer sur un processus automatisé, optimisé et sécurisé en mettant en place un logiciel de gestion des délibérations.
Ce qui nous a convaincu, c’est tout d’abord son ergonomie : le logiciel BL.Actes-Office nous a tout de suite semblé intuitif, assez souple et bien adapté à nos besoins.
L’interfaçage avec d’autres logiciels a également été un argument de taille. Nous utilisons Docaposte et c’est un réel atout pour nous de pouvoir faire le lien entre ces logiciels, cela nous évite de nombreuses ressaisies. BL.Actes-Office s’intègre parfaitement dans la chaîne de dématérialisation de nos processus.
Nous utilisons le connecteur qui nous permet de faire le lien avec Docaposte et de ne pas rompre la chaîne de dématérialisation. Cela nous permet de gagner du temps en effectuant directement les connexions entre les documents. L’utilisation des circuits de validation nous permet de faire un travail plus collaboratif, ce qui est très appréciable.
L’installation de la solution s’est faite à l’automne 2022. Nous avons été accompagnés par une cheffe de projet et deux formateurs. La formation était bien organisée, de bonne qualité et le déploiement s’est fait facilement. Un mois nous a suffi pour prendre en main le logiciel, se former et le paramétrer.
Ce qui est intéressant, c’est que le logiciel fonctionne par profil. Une fois le rôle de chaque agent défini dans le logiciel, nous avons calibré les formations en fonction des besoins pour permettre à chacun de se former sur ses tâches. Grâce à cette organisation, nous avons pu passer en production très rapidement.
Après quelques mois d’utilisation du logiciel, nous avons eu l’occasion d’organiser une séance de questions/réponses avec un formateur Berger-Levrault, ce qui nous a permis de peaufiner certains points. Les agents ont ainsi pu poser des questions plus concrètes.
Nous gagnons du temps au quotidien, grâce à l’utilisation d’un processus automatisé et sécurisé. BL.Actes-Office nous permet de préparer, rédiger, sécuriser, archiver et consulter l’ensemble des actes au sein d’une même base. Nous n’avons plus à chercher les dernières versions des documents car elles sont accessibles directement dans l’outil.
L’été dernier, nous avons d’ailleurs réalisé une enquête de satisfaction interne pour nous assurer que l’outil était adapté à nos besoins et que les agents étaient satisfaits des fonctionnalités. Celle-ci était très positive, ce qui nous a confortés dans notre choix.
BL.Actes-Office est un outil adapté à la gestion des actes d’une collectivité ou d’une communauté d’agglomération. Nous rédigeons chaque année environ 800 arrêtés, 200 décisions et 500 délibérations. L’encadrement de la gestion des actes est très appréciable et nous permet de répondre à nos obligations, notamment en matière de publication. Cet outil nous fait gagner un temps considérable, on remarque une vraie plus-value au quotidien.
Au début du projet, on peut voir l’outil comme une nouvelle contrainte qui vient s’ajouter et alourdir les processus, mais en réalité tout le monde s’accorde à dire que l’on ne pourrait plus se passer de BL.Actes-Office. Nous ne reviendrions pas en arrière !
Tous les pays
France
Maroc
Espagne
Canada - En
USA
