Connaissez-vous la folle aventure de la feuille de congés volante qui voulait juste être validée ? Bien sûr, vous la vivez peut-être au sein de votre collectivité. Au sein de la ville de Lisieux, on a décidé d’en modifier le scénario en passant à la dématérialisation des congés payés grâce au module BL.monPortailRH. Anaïs Nicolas, Responsable Carrières et Paies, revient sur les différentes étapes du projet et les changements apportés au quotidien pour la solution.
Il s’agit d’un souhait de la direction générale des services de la collectivité. En effet, les demandes de congés payés se faisaient en version papier. Un modèle était envoyé à tous les services pour permettre aux agents de réaliser leurs demandes de congés et les faire valider aux responsables de service. Cela fait beaucoup de feuilles à récupérer dans tous les services et des risques d’erreurs dans les droits à congés.
Utilisant le logiciel de gestion des ressources humaines e.sedit RH, nous nous sommes tout naturellement tournés vers Berger-Levrault pour en savoir plus sur leur solution BL.monPortail RH.
Le projet de digitalisation des congés payés a débuté en mai 2022 sous l’égide de ma prédécesseure. Dès mon arrivée en juillet de la même année, j’ai travaillé en collaboration une technicienne du service informatique et bien sûr mon équipe composée de 6 gestionnaires RH. Celles-ci ont chacune un portefeuille et connaissent parfaitement l’arborescence de chaque service qu’elles gèrent. Nous avons suivi ensemble les sessions de formations proposées par Berger-Levrault pour bien connaître l’outil et ainsi, passé à la phase de paramétrage.
Une fois les arborescences faites, j’ai identifié deux référentes parmi les gestionnaires pour gérer les paramétrages avec la technicienne informatique et moi-même. Ce travail en petit groupe nous permet de travailler plus efficacement, notamment lorsqu’il s’agit d’identifier et résoudre les problèmes. En parallèle, chaque gestionnaire continue de générer les droits de congés et les cycles de travail pour les services dont elle a la charge.
La solution BL.monPortail RH a été mise en place en février 2023 pour les 501 agents de la ville de Lisieux.
Nous avons mis en place des actions pour accompagner le changement au sein de la collectivité : je me suis déplacée avec la directrice des ressources humaines pour présenter la solution à toutes les personnes qui validaient les congés. Un mode opératoire leur a été fourni pour savoir comment se connecter, comment valider ou annuler des congés. Les agents ont eux aussi reçu un mode opératoire pour se connecter et savoir comment poser leurs congés dans leur bulletin de paie. Tous ont très bien accueilli ce changement !
BL.monPortail RH nous permet d’avoir une meilleure connaissance des congés de l’ensemble des agents. Nous pouvons consulter leurs demandes en cours d’année et assister les managers si besoin d’annuler une demande. Le plus grand changement s’est fait au niveau du pilotage : avant, chaque gestionnaire centralisait les informations des services dont elle s’occupait.
Grâce à BL.monPortail RH, nous avons aujourd’hui un vision centralisée et unique, ce qui nous aide à piloter tous les droits à congés et les cycles de travail.
Nous avons tous gagné en temps et flexibilité ! Les agents sont totalement autonomes dans la pose des demandes de congés : ils peuvent le faire quand ils le souhaitent en se connectant simplement au portail via internet. Celle-ci est envoyée directement à son responsable, grâce au circuit de validation paramétré, qui n’a plus qu’à la valider.
Les responsables de service ont aussi accès en temps réel aux soldes de congés de chaque agent et peuvent surtout visualiser le planning de leur équipe, ce qui est un atout important notamment en périodes estivales et de manifestations.
La fin du papier est synonyme pour nous de moins de feuilles oubliées ou perdues dans les services, moins d’erreurs dans les droits à congés. Nous avons accès aux informations en temps réel, ce qui est un vrai gain de temps. En plus, si un agent évolue ou voit son temps de travail changé, les droits à congés se mettent à jour automatiquement dans l’outil dès que nous effectuons le changement dans le logiciel e.sedit RH. Enfin, les congés posés sont automatiquement intégrés à la paie, ce qui facilite le traitement.
L’atout majeur de BL.monPortail RH, c’est son ergonomie. Elle s’adapte à tous les supports (ordinateur, tablette ou smartphone) et très facile à utiliser que ce soit en tant qu’agent ou valideur.
Avec BL.monPortail RH, vous avez un outil simple à utiliser, qui vous évite de gérer les demandes de congés sur une feuille de papier qui risque d’être égaré.
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