De la préparation des délibérations du conseil, arrêtés ou décisions à leur envoi au contrôle de légalité, BL.Actes-Office s’intègre à chaque organisation et assiste les agents au quotidien.
Le logiciel respecte la chronologie du processus de préparation des conseils municipaux, communautaires et d’administration ainsi que des assemblées :
BL.Actes-Office simplifie le travail des secrétariats. À partir de modèles prédéfinis, l’impression des documents est facilitée et les actes sont harmonisés suivant la charte graphique de la collectivité.
BL.Actes-Office s’adresse à l’ensemble des intervenants :
• le service Assemblée optimise la préparation et l’organisation des conseils,
• les services Rédacteurs bénéficient d’outils de création de leurs projets,
• les responsables de service valident les actes au travers d’un workflow,
• les élus reçoivent leur convocation et leurs documents de façon dématérialisée et légale.
BL.Actes-Office adopte une démarche originale de préparation et de suivi des délibérations. La solution tient compte de toutes les actions réalisées avant la séance et celles à effectuer après la séance. L’utilisateur maîtrise l’intégralité du processus de gestion des délibérations.
BL.Actes-Office prend en compte les contraintes de chaque organisation et des plannings associés :
Les délibérations sont stockées dans BL.Actes-Office, interfacé avec les principaux tiers de télétransmission. Dématérialisez le contrôle de légalité en respectant les standards de la norme Actes.
Dématérialisez l’ensemble des documents du conseil de façon sécurisée et légale (horodatage), notamment la convocation électronique.
Berger-Levrault accompagne chaque projet et sa mise en place dans l’organisation : analyse de l’existant, validation des cibles, etc.
Le paramétrage sur site est préconisé pour bien démarrer avec BL.Actes-Office. Il permet d’adapter les règles liées à chaque organisation au sein du logiciel pour atteindre les objectifs fixés.
Cette formation permet au référent fonctionnel de la solution de maîtriser l’ensemble des fonctionnalités d’administration et de paramétrage de BL.Actes-Office.
Les gestionnaires du conseil sont formés à l’organisation du conseil dans BL.Actes-Office, à l’élaboration des différents documents, la saisie des votes et présences, l’édition des délibérations…
Les rédacteurs sont formés à la préparation des actes (projets de délibération, arrêtés et décisions), au suivi de la validation, à la recherche.
Pour assurer un suivi des actes, les responsables de service suivent une formation liée à la validation (workflow) des actes dans BL.Actes-Office.
Les équipes de mise en service de Berger-Levrault accompagnent chaque client, de la définition de ses besoins jusqu’à l’installation du logiciel et sa bonne prise en main par les utilisateurs. Toute la rigueur de professionnels de l’industrie du logiciel au service de la réussite de votre projet de transformation.
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