Votre commune ou intercommunalité dispose de la compétence petite enfance, ce qui vous amène à gérer différentes structures d’accueils du jeune enfant sur votre territoire : crèche, multi-accueil, relais petite enfance etc. Or, cette gestion multi-établissement engendre de nombreuses tâches quotidiennes et chronophage pour les agents administratifs de la collectivité comme les professionnels de la petite enfance. Un vrai casse-tête !
Aujourd’hui, les collectivités locales optent de plus en plus pour un logiciel de gestion dédiée à la petite enfance. Mais comment le choisir ? On vous donne les 6 critères qui vont guider votre choix !
Aujourd’hui, et vous avez pu le constater lors de vos visites sur les salons Petit 1, il existe pléthores de solutions de gestion dédiées à la petite enfance sur le marché, de la plus généraliste à la plus spécialisée, pour vous aider au quotidien.
Alors, la première question à vous poser et non des moindres est : « quel type de structure souhaitez-vous gérer avec ce logiciel ? »
Crèches collectives, ou familiale, structures multi-accueil, relais petite enfance… chaque établissement d’accueil du jeune enfant (EAJE) demande une réponse spécifique aux obligations métiers.
Ainsi, les logiciels proposent des modules métiers spécifiques pour s’adapter aux besoins quotidiens en crèche, notamment pour la gestion des Relais Petite Enfance (ex-Relais d’Assistantes Maternelles).
Dire adieu à vos multiples tableaux excel sur lesquels vous gérez tout ce qui se rapporte à votre structure ? C’est l’objectif principal de tous les gestionnaires ou directeurs de crèches. C’est aussi celui des logiciels de gestion pensés pour faciliter la gestion de la petite enfance.
Il est donc important de choisir une solution proposant les fonctionnalités dont vous auriez le plus besoin, à savoir la gestion :
Toujours pour vous faciliter le quotidien de votre équipe, pensez automatisation. C’est un élément majeur du logiciel de gestion de la petite enfance, qui vous permet d’éditer vos factures en un clic mais aussi des tableaux de bord et surtout vos états statistiques CAF.
La cerise sur le gâteau : vous pouvez même déléguer le pointage des enfants aux parents dès l’arrivée dans votre établissement via un système de pointage sur borne. Les données sont directement intégrées au logiciel. Encore du temps gagné pour en passer plus avec les enfants.
Fini les logiciels vieillissants, installés sur votre ordinateur ! Si l’outil choisi présente l’ensemble des fonctionnalités souhaité, il doit aussi être simple d’utilisation, rapide et accessible depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette ou mobile). Le choix de la solution full web et 100% SaaS est évident.
Vient ensuite le choix de l’ergonomie : le logiciel doit présenter une interface et un menu immédiatement compréhensibles, afin de réaliser des manipulations rapides. Le tout pour un confort de travail optimum au quotidien.
La sécurité et la confidentialité des données sont des critères essentiels dans le choix de votre logiciel de gestion. Afin que les informations sensibles des enfants, familles et des agents soient protégées, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel en mode SaaS, dont les données sont hébergées dans un datacenter souverain, avec une certification HDS et ISO 27001.
En outre, le logiciel doit vous donner la possibilité de gérer des droits d’accès différents en fonction des missions des agents. Ainsi, certaines informations ne seront accessibles qu’aux agents habilités.
C’est le must-have de tout logiciel de gestion de la petite enfance et de l’enfance : le portail famille. Cet outil complémentaire est la solution pour faire gagner du temps aux agents et aux familles !
Exemple concret avec la facturation : plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli et d’affranchir les factures. Vous les envoyez directement depuis le logiciel de gestion vers le portail famille. Il ne reste plus aux parents que de s’acquitter du paiement directement en ligne en toute sécurité.
Même chose pour les pièces justificatives : les parents peuvent déposer en quelques clics sur leur espace personnel les documents demandés. Ceux-ci sont transmis en temps réel dans le logiciel de gestion : les agents peuvent accéder à l’ensemble des documents de manière centralisée. Plus besoin de chercher tel document dans tel classeur : en quelques clics, il est disponible en ligne.
Le portail famille facilite la communication avec les parents. Menus, règlement intérieur, actualités de la structure peuvent être partagées avec les familles directement via le portail.
Vous disposez aussi des compétences relatives à la restauration scolaire, aux activités périscolaires et même extra-scolaires ? Optez pour un logiciel de gestion modulable qui vous permettra d’ajouter des modules métiers, afin de gérer l’ensemble des établissements dont vous avez la compétence.
Vous aurez ainsi un seul logiciel pour l’ensemble de la collectivité, facilitant le suivi des enfants mais aussi le lien entre tous les acteurs de la mairie ou de l’intercommunalité.
Logiciel dédié à la gestion des activités liées à l’enfance, BL.enfance a été pensé pour faciliter le quotidien des collectivités locales. Articulé autour d’une base unique et centrale composée des dossiers enfants et familles, le logiciel de gestion de l’enfance proposé par Berger-Levrault se compose de modules métiers indépendants qui permettent aux services gestionnaires de gérer des structures dont ils ont la compétence.
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