La digitalisation de la fonction RH dans le secteur public : état des lieux & perspectives

La digitalisation de la fonction RH est au cœur des programmes de transformation portés par le comité « Action Publique 2022 » et la feuille de route « SIRH 2022 ».

Parmi les 6 orientations retenues, le deuxième axe porte sur la dématérialisation complète des processus et des documents, dont l’administration fait un vrai levier de modernisation. Si les années 2000 ont été celles de la dématérialisation des services aux citoyens, la digitalisation des processus internes et notamment RH est une de priorités depuis ces 10 dernières années (dossier individuel de l’agent, bulletin de paie, DSN…).

• Où en est-on au sein des services RH ?
• Quels sont les objectifs de la digitalisation RH ?
• Comment évoluent les usages des gestionnaires et des agents ?   

Décryptage de cette évolution qui affecte votre travail au quotidien.   

Moins d’administratif, plus d’humain !

La digitalisation RH permet aux organisations de gagner en performance,  d’améliorer la qualité de vie au travail et d’attirer de nouveaux talents :

• Automatisation des tâches administratives les plus chronophages. Les responsables des ressources humaines, assistants RH se concentrent sur le sens premier de leur fonction : les ressources humaines;
• Création d’une expérience collaborateur sur-mesure;
• Mise en place d’outils digitaux tels que le SIRH. Les managers gèrent plus facilement leurs équipes à distance, les collaborateurs sont plus engagés dans une démarche collective et l’équipe RH centralisent toutes les informations;
• Le développement et l’amélioration de son e-réputation dans le cadre d’une démarche RSE.

Comme l’ensemble des chantiers qui impacte la fonction publique, la digitalisation de la fonction RH (ou dématérialisation RH) est la combinaison de deux logiques (nationales et locales). Alors que chaque collectivité engage des projets de dématérialisation à son rythme et en fonction de son budget, leurs décisions croisent les grands chantiers lancés par l’État :

• La création d’un dossier individuel dématérialisé pour les agents, par le décret du 15 juin 2011, permet de regrouper, dans un emplacement sécurisé, toutes les données relatives à ces derniers. Il est ainsi possible d’accéder rapidement à des informations qui étaient auparavant dispersées dans plusieurs dossiers (état civil, paie, suivi administratif, congés maladie, évaluations, etc.), voire dans plusieurs services. Ce dossier unique, qui peut être partagé avec toutes les personnes habilitées, permet aux collectivités et aux agents de remplir chacun leurs obligations. Mais ce n’est pas son seul objectif : il permet également de gérer tous les événements qui jalonnent la carrière des agents et donc de leur offrir un meilleur accompagnement.
• Le déclaratif est aussi au cœur de la dématérialisation des processus RH avec le passage à la Déclaration Sociale Nominative. Bien que ce soit un sujet à part entière, la DSN permet de regrouper en un fichier centralisé, mensuel et dématérialisé toutes les données sociales concernant les agents de la fonction publique.
• Sur le modèle de la Fonction Publique d’État, les collectivités territoriales se convertissent peu à peu au bulletin de paie électronique en optant pour un coffre-fort numérique.

La feuille de route « SIRH 2022 » conçue dans le cadre du programme « Action Publique 2022 » a pour objectif de mettre en cohérence l’ensemble des éléments déjà déployés dans un contexte de transformation digitale de la fonction RH. La dématérialisation complète des processus et des documents apparaît comme une nécessité. En effet, la dématérialisation facilite le partage, l’échange et « amène à revoir les processus et les organisations dans une optique de rationalisation, de simplification, d’enrichissement et d’ouverture des données publiques »[1]. Trois préalables sont énumérés à l’atteinte de cet objectif :

• Un règlementaire à adapter

L’accélération de la dématérialisation des documents passe d’abord par une adaptation des textes règlementaires permettant que le document dématérialisé fasse foi. En effet, trop souvent, les collectivités souhaitant accélérer leur dématérialisation se heurtent encore à des contraintes les obligeant à conserver des supports papier garantissant « l’unicité, l’authenticité, la preuve ». Afin de tirer pleinement profit des possibilités offertes par la dématérialisation, une nouvelle disposition a été introduite par la loi « pour un État au service d’une société de confiance » afin de permettre « [aux] décisions administratives relatives à la gestion de leurs agents produites par les administrations » d’être de signature de leur auteur[2]. Pour les autres actes, vous pouvez continuer à recourir à la signature en privilégiant le format électronique.

• La dématérialisation des nouveaux documents

Les directions RH sont déjà engagées dans la dématérialisation d’un certain nombre de procédures afin d’avoir accès aux informations nécessaires depuis leur poste de travail. Parmi les priorités définies par la feuille de route SIRH 2022 : la dématérialisation des procédures liées à la GPEEC (recrutement, mobilité, évaluation, formation, etc.) afin d’alimenter les logiciels SIRH ; la dématérialisation du dossier individuel de l’agent permettant à ce dernier d’accéder aux documents nativement dématérialisés.

• Le défi d’une « non-matérialisation » à plus long terme

La dématérialisation complète de certaines procédures permettant de réduire la production des documents RH au profit d’échanges entièrement dématérialisés avec les agents fait partie des ambitions prometteuses évoquées dans la feuille de route SIRH 2022. Ainsi, les données stockées, tracées, sécurisées et historisées dans votre solution logicielle SIRH feront référence. La question de la conformité et de la sécurité des données RH est ici un enjeu essentiel pour un SIRH : il doit répondre parfaitement à la conformité imposée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en protégeant de façon optimale les données qu’il collecte.

En miroir de l’expérience usager, le secteur public voit se construire la notion d’expérience collaborateur (aussi appelée expérience agent). En effet, les agents acceptent mal le décalage entre les usages numériques qu’ils utilisent dans la sphère privée et ceux dont ils disposent au quotidien dans leur collectivité. A l’image du mantra bien connu « Les employés d’abord, les clients ensuite »[3], les gestionnaires sont incités à appliquer le concept de symétrie des attentions qui implique que la qualité des relations entre les collectivités et ses « clients » (usagers, citoyens) est égale à celle des relations entre la structure et ses collaborateurs. Cela sous-entend que les agents publics, mobilisés depuis des années pour assurer la dématérialisation des relations avec les usagers, veulent à leur tour bénéficier d’une transformation digitale. En effet, ce sont des acteurs de premiers plans pour soutenir la transition numérique de leur collectivité et l’évolution de leur espace de travail.

De leur côté, les directions des Ressources Humaines ont un rôle incontournable pour porter, former, acculturer leurs équipes aux nouveaux usages du digital. En effet, l’évolution de l’environnement et des modes de travail ne doit pas rester uniquement entre les mains des directions SI. Elle passe inévitablement par l’implication de toutes les strates de la structure au premier chef desquelles les gestionnaires RH, qui peuvent mettre le digital au service de leurs propres processus et ainsi, trouver de nouvelles pistes d’action :

• la simplification des procédures dans une logique de « non-matérialisation » grâce à des données mieux gérées, plus centralisées et mieux archivées pour réduire le nombre de procédures et de documents nécessaires de manière sécurisée ;
• le déploiement d’une plateforme collaborative « self-service » afin de faire de l’agent un acteur de son quotidien (données personnelles, gestion du temps, des absences, …) ;
• la gestion des parcours des agents (compétences, formations, mobilités) directement depuis votre SIRH.

La nécessité de la centralisation des données devient de plus en plus évidente, et ce, quel que soit le contexte. Le rassemblement des données des agents dans une seule base de données, sécurisée et accessible par tous et sur différents supports, favorise notamment la mutualisation des services et facilite le management des ressources humaines. Au-delà de l’automatisation des process administratifs et de la réduction des coûts, la digitalisation de la gestion administrative représente une opportunité d’exploitation poussée des données recueillies.

Les directions RH mobilisent les données non seulement pour « rendre compte » mais pour comprendre les nouveaux phénomènes RH (nouvelles compétences, télétravail, bien-être…). Compilées au sein d’outil d’aide à la décision, autrement appelés de Business Intelligence, les données aideront directions et managers à définir leurs stratégies, soutenir l’épanouissement des agents et ainsi, améliorer l’exercice des missions du service public.  

Si de nombreuses collectivités sont engagées sur le chemin de la digitalisation globale de leurs processus, ce déploiement reste encore inégal sur le territoire. Toutefois, la crise sanitaire comme la dynamique de transformation de la fonction publique ont révélé la nécessité d’adapter les fonctions RH face à la mise en place de processus jusqu’ici exceptionnels comme le travail à distance. Face à ces mutations, les équipes Berger-Levrault vous accompagnent et engagent des démarches de co-construction avec ses clients pour vous proposer une nouvelle génération de solutions RH et ainsi permettre aux gestionnaires RH d’investir pleinement leurs fonctions stratégiques. 

[1] https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/publications/politiques_emploi_public/feuille-de-route-sirh-2022.pdf

[2] Article L212-2 du Code des relations entre le public et l’administration

[3] Vineet Nayar, Employees First, Customers Second: Turning Conventional Management Upside Down, Harvard Business Review Press, 2010