5 raisons d’anticiper le passage en DSN de votre collectivité

Projet majeur instauré par la loi du 22 mars 2012, la Déclaration Sociale Nominative entre dans sa dernière phase avec le passage en DSN au 1^er janvier 2022 de l’ensemble des employeurs de la fonction publique, notamment les communes de moins de 100 agents, les établissements communaux de moins de 350 agents ainsi que les établissements de la fonction publique hospitalière de moins de 1 500 agents.

La DSN est une étape majeure dans la volonté de moderniser la fonction publique et de proposer 100% des services en ligne à l’horizon 2022.

Ce véritable « choc de simplification » n’est pas à prendre à la légère : il doit être anticipé, préparé pour éviter que la marche à franchir soit trop haute !

La Déclaration Sociale Nominative n’est pas un simple changement de norme d’échange, ni un sujet purement technique : c’est une véritable transformation dans le paysage déclaratif, la déclaration qui va les remplacer toutes. La DSN est une « photo de fin de mois » de la paie : elle repose sur une transmission unique, dématérialisée et mensuelle des données issues de la paie et sur des signalements d’événements aux organismes et administrations concernés par la gestion de la protection sociale des agents : CPAM, Urssaf, organismes complémentaires, Centre des impôts, Caisses des régimes spéciaux…). Ainsi, elle est le reflet de la situation de l’agent au moment où la paie est réalisée.

La mise en œuvre de la DSN au 1er janvier 2022 implique donc des changements organisationnels profonds pour l’activité paie et impacte fortement les processus actuels (paramétrage du progiciel de paie, formation des agents, compréhension et rectification des inévitables premières erreurs, changement des habitudes de saisie…). Un bouleversement qui doit être préparé avec votre éditeur de logiciel et vos équipes en interne.

Adieu les multiples déclarations sociales annuelles, bonjour la DSN et son lot de paramétrage. La mise en place de ce dispositif est un projet à part entière pour votre collectivité ou votre établissement public.

En effet, le passage en DSN modifie en profondeur les habitudes de saisies de paie : de nouveaux éléments de paie et un nouveau lexique technique sont à appréhender. Déployée dès 2017 dans le secteur privé, la DSN en a retenu le vocabulaire (par exemple, la notion de « contrat » doit être interprétée comme la relation employeur-agent). De nouveaux éléments de paie doivent être aussi intégrés comme la période de paie, la période élémentaire de paie, la période de rattachement, la donnée identifiante, la notion de bloc (notions déjà intégrées avec le PASRAU) ou des notions nouvelles comme le signalement, les blocs changement, la notion de base assujettie, de complément de base assujettie. De plus, la DSN nécessite une gestion plus rigoureuse des contrats des agents (nouveau contrat, renouvellement, clôture) pour que les informations soient correctes en DSN.

Afin de vous assurer un passage en toute sérénité, il est indispensable que les agents qui auront à gérer la DSN maîtrisent au plus tôt les tenants et les aboutissants du nouveau dispositif.

La DSN conforme repose sur un paramétrage correct de votre logiciel de paie : c’est l’étape la plus importante du projet. En effet, vous devez ainsi vérifier toutes les données déjà saisies et recueillir les informations manquantes ou nouvelles concernant chaque agent ou votre structure. Vous devez récupérer également :

• les informations des organismes complémentaires,
• le BIC et l’IBAN des établissements,
• le Code convention collective des collectivités,
• la nature juridique des établissements,
• la catégorie juridique de l’affiliation à l’assurance chômage ou la convention de gestion (numéro, code affectation),
• la date d’adhésion et de renonciation,
• les noms des contacts pour la DSN,
• les numéros SIRET et des contrats de l’Urssaf, Ircantec, Pôle emploi, MSA, Agirc-Arrco, Camieg, Cnieg, congés spectacles.

Une bonne préparation durant les 6 premiers mois du projet permet d’éviter les rejets et des corrections ultérieures qui feraient perdre du temps.

Votre logiciel e.magnus RH Berger-Levrault met à votre disposition des éditions et des outils de contrôle spécifiques pour vous aider à vérifier la complétude et la fiabilité des données.

Pour passer le cap de la DSN, n’attendez pas la dernière ligne droite. La marche est très haute et il serait dommage de la rater et pire, de se voir exposer à des sanctions financières pour toute absence, tout retard ou erreur dans votre déclaration DSN.

• Absence de déclaration DSN malgré l’obligation au 1^er janvier 2022 : 5% du PMSS par employé et par mois de retard
• Défaut de production dans les délais : 5% du PMSS par employé et par mois de retard
  Pour une commune de 100 agents, cela revient à environ 5000 €
• Etablissement déjà passé en DSN ayant omis un employé : 5% du PMSS par employé et par mois de retard
• Erreur sur les rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues : 1% du PMSS par déclaration en erreur
• En cas de trop versé, pas de sanction : le reversement est effectué lorsqu’il est constaté.

La fiabilisation et l’amélioration de la qualité des données sont deux enjeux majeurs de la DSN. Avant l’entrée en production, il est fortement recommandé de se mettre en condition réelle. Il vous est alors possible d’envoyer une DSN dite « de test » pour vous assurer de la conformité du paramétrage, de sa connexion…

Dans un premier temps, priorisez les données à tester (les cas les plus simples par exemple pour ne pas retarder les premiers tests) et mettez en place une stratégie progressive en vous fixant des objectifs à chaque DSN déposée (cas standards, corrections au deuxième dépôt). A chaque dépôt, le résultat de ce test sera accessible dans votre tableau de bord DSN sur le site net-entreprises.fr : le bilan d’anomalie vous permettra de connaître les erreurs, de les corriger dans votre logiciel de paie et d’améliorer ainsi la qualité des données.

« Nous avons réalisé beaucoup de tests, notamment par rapport au paramétrage, et nous avons effectué une vérification des montants. Nous devions nous assurer que les groupes de rubriques spécifiques étaient envoyés normalement », nous confiait Annie Néret, Chef de projet à la Direction des Ressources Numériques, qui a piloté le passage en DSN de la Ville de Cholet et l’Agglomération du Choletais.

Pour aborder sereinement ce changement de taille, un maître-mot : l’accompagnement. Les équipes Berger-Levrault sont à vos côtés tout au long de ce chantier. En anticipation des évolutions règlementaires, les logiciels de Ressources Humaines et de Paie Berger-Levrault ont été mis en conformité avec la DSN. Ce système intègre les fonctionnalités du connecteur BL.connect Données Sociales, qui permet de transmettre les déclarations mensuelles vers le portail net-entreprises.fr et de récupérer des fichiers retour multiples. Au final, un gain de temps, d’efficacité et de sécurité.

Afin de faciliter l’acculturation des agents qui auront en charge la DSN, nos équipes ont conçu un programme pédagogique adapté et éprouvé lors des deux premières vagues. Au programme : tutoriels en e-learning déployés sur les trois phases, des classes virtuelles, etc.

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