Villanova University devait améliorer ses procédures de création d’horaires. Le processus manuel en place ne servait plus adéquatement l’ensemble du campus, même si le responsable des horaires travaillait entre 15 à 20 heures supplémentaires par semaine et avait embauché des étudiants du programme travail-études pour l’aider.
Compte tenu de l’initiative qui avait été instaurée à l’échelle du campus, associée à une tentative antérieure de l’implantation d’une autre solution de gestion d’espace, ce projet a été suivi de près par la haute direction et a attiré l’attention des facultés et du personnel. «Il ne s’agissait pas d’un élément anodin pour le bureau des admissions; nous étions sous pression à l’interne pour que cela fonctionne», a déclaré Catherine Connor, Associate-Dean of Enrollment Management.
La rapidité avec laquelle chacun a adopté le nouveau mode de réservation d’espace avec Infosilem Enterprise et la façon dont la charge de travail du personnel du registrariat a été allégée témoignent du succès du projet. «Le personnel du registrariat a participé à de nombreux projets techniques et nous avons tiré des leçons de ces expériences. Par conséquent, les services professionnels d’Infosilem ont bien concordé leurs efforts avec l’équipe du registrariat et l’équipe TI de Villanova University pour une implémentation réussie», a ajouté Pam Braxton, registraire.
Le Infosilem Enterprise Portal implémenté à Villanova University en plus d’infosilem Enterprise a permis aux utilisateurs finaux d’être impliqués directement dans le processus de réservation de leur propre espace. Grâce au contrôle granulaire des rôles et des responsabilités, le bureau central des horaires peut facilement contrôler qui a accès aux salles de l’université et à quel moment. La nécessité de courriels, d’appels téléphoniques et de visites pour réserver des salles est pratiquement éliminée. Le bureau de création des horaires est plus efficace et l’université offre de meilleurs services – c’est une situation gagnant-gagnant.
Le transfert du niveau approprié d’accès et de fonctionnalités de gestion à l’utilisateur final par le biais du libre-service Infosilem Enterprise Portal a permis d’économiser suffisamment de temps pour que l’équipe de création d’horaires puisse désormais s’occuper efficacement de la production de l’horaire de cours principal. Avec la même équipe, moins tous les étudiants du programme travail-études à temps partiel, la division du bureau des admissions obtient plus de résultats.
L’introduction de la solution Infosilem Enterprise a fourni à la communauté universitaire les outils nécessaires pour créer ses propres réservations de salles. En allégeant la charge de travail ponctuel du bureau de la gestion d’horaires et en simplifiant le processus dans son ensemble, l’université a pu:
Villanova University, située près de Philadelphie, en Pennsylvanie, est un établissement de recherche privée fondée dans la tradition catholique augustinienne. Villanova University prépare plus de 10 000 étudiants de premier cycle, de cycles supérieurs et de droit à devenir des leaders éthiques qui créent des changements positifs partout où la vie les mène.
2012
Client depuis
10,000
Étudiants
Associate Dean of Enrollment Management
«Le succès que nous avons connu en déployant les horaires en libre-service auprès des étudiants et du personnel a libéré suffisamment de temps pour que notre personnel puisse prendre maintenant en charge un projet plus ambitieux qui consiste à gérer efficacement la création d’horaires de salles.»
Associate Registrar
«Notre intention initiale était de faciliter son déploiement, mais le soutien à la formation et à l’implantation d’Enterprise que nous avons reçu d’Infosilem nous a permis de devancer de plusieurs mois la publication du calendrier de réservations en libre-service pour le personnel et les étudiants.»
Registrar
«Nous avons pu implanter un meilleur processus de libre-service qui est beaucoup plus convivial et intuitif, à la satisfaction de beaucoup de personnes.»
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