Fondée en 1766 alors que le New Jersey n’était encore qu’une colonie, l’Université Rutgers, l’université d’État du New Jersey, est l’un des plus anciens établissements d’enseignement supérieur aux États-Unis. Cette université moderne compte plusieurs installations dans le New Jersey, dont trois campus régionaux et le campus des sciences biomédicales et de la santé, un vaste centre universitaire de soins de santé.
L’établissement phare de l’université dans la ville de New Brunswick comprend cinq campus différents et 640 bâtiments qui s’étendent sur 2 685 acres. L’Université Rutgers possède la deuxième flotte d’autobus en importance dans le New Jersey. Les étudiants effectuaient jusqu’à deux cent soixante-dix mille déplacements en autobus par semaine pour se rendre à leurs cours avant la pandémie de la COVID-19.
Dans le cadre du récent processus de planification stratégique de l’université et du plan directeur pour améliorer l’environnement physique Rutgers 2030, l’un des principaux objectifs du campus de New Brunswick était de réduire les déplacements inutiles effectués par les étudiants pour se rendre à leurs cours et, plus important encore, de leur permettre d’obtenir leur diplôme plus rapidement. Qu’est-ce qu’un déplacement inutile? C’est lorsqu’un étudiant doit se rendre à un autre campus pour suivre un cours qui est offert près de son lieu de résidence, mais auquel il ne peut s’inscrire en raison d’un conflit d’horaire.
« Les élèves passaient trop de temps dans l’autobus, ce qui empiétait sur le temps consacré aux études, aux cours et à leurs autres activités hors classe. Nous avons examiné les différentes solutions qui s’offraient à nous. La principale recommandation qui a été formulée par le groupe de travail dans le cadre du plan directeur pour améliorer l’environnement physique était d’examiner la mise en œuvre d’un système moderne de gestion des horaires de cours. »
— Paul Hammond, vice-chancelier associé, Technologie et enseignement, Rutgers — New Brunswick.
Le campus de New Brunswick de l’Université Rutgers offre plus de douze mille cours par trimestre. Avant l’implantation du logiciel INFOSILEM Timetabler, l’Université a élaboré un plan en se basant sur les cours offerts au trimestre précédent et en effectuant quelques modifications. Ce plan ne tenait pas compte de variables comme les tendances en matière d’inscriptions ou d’augmentation ou de diminution de la fréquentation pour certaines écoles ou certains programmes. Le campus de New Brunswick de l’Université Rutgers devait se doter d’un logiciel spécialisé qui lui permettrait de créer des horaires de cours qui amélioreraient l’expérience universitaire des étudiants.
Bien que l’Université Rutgers utilisait déjà depuis longtemps le logiciel INFOSILEM Sectioner, elle se devait de respecter le processus opérationnel et de faire preuve de diligence raisonnable. Elle a donc soumis des demandes d’information puis des demandes de propositions à tous les principaux fournisseurs de logiciels de gestion des horaires. Après qu’un grand comité de sélection ait examiné les propositions des fournisseurs, le comité a choisi à l’unanimité la solution d’Infosilem | Berger-Levrault. Selon M. Hammond, « Le produit d’Infosilem était le choix unanime du comité DP. »
L’implantation comprenait trois éléments principaux: l’implantation technique, la formation du personnel et la gestion du changement. Un élément clé de l’implantation technique (l’extraction, le transfert et le chargement des données du système pédagogique vers le système d’Infosilem) a présenté de nombreux défis auxquels il fallait s’attendre avec ce type d’implantation. Étant donné que le système pédagogique actuel est un « système maison », il comportait certaines particularités qui nécessitaient une mise en correspondance consciencieuse pour aligner les deux systèmes. « L’équipe d’Infosilem | Berger-Levrault a participé à l’intégration dès le début de l’implantation technique, en nous aidant à effectuer le mappage des données et la configuration des serveurs, explique M. Hammond. Elle a également aidé notre équipe centrale à former leurs formateurs, pour que ceux-ci puissent ensuite former le personnel des différents départements chargés de la gestion des horaires. »
L’équipe d’Infosilem | Berger-Levrault a travaillé avec l’équipe de l’Université Rutgers pour effectuer des simulations, lesquelles représentaient une étape importante de l’implantation. La première simulation était un essai utilisant un ensemble de données partielles. Les deux simulations suivantes comprenaient des données plus complexes et nécessitaient une plus grande précision et une coordination étroite avec les départements au sujet du type de données nécessaires. Le passage d’un concept de gestion des horaires à un autre, qui peut exiger que certains professeurs enseignent dans des salles différentes et à des heures différentes, constituait un changement important pour certains départements, et même pour le corps professoral. Pour assurer le bon déroulement de la mise en service, l’équipe d’implantation devait préparer la communauté universitaire au changement. Bien que seulement trois simulations aient été prévues au départ, l’équipe de l’Université Rutgers a décidé d’en ajouter une quatrième afin d’accroître la confiance des utilisateurs et pour que tous soient prêts au lancement du système.
Comme pour tout projet de cette envergure et de cette complexité, de nouveaux défis ont dû être surmontés au cours de l’implantation. Par exemple, le campus de New Brunswick utilisait trois grilles horaires différentes pour ses différents campus, contrairement aux autres établissements d’enseignement supérieur. L’équipe d’Infosilem | Berger-Levrault a apporté certaines modifications au code du logiciel afin de le personnaliser en fonction des besoins de l’Université.
« L’’équipe d’Infosilem | Berger-Levrault a apporté certaines modifications et nous a aidés à peaufiner le logiciel en évitant d’employer des solutions de rechange. Ces changements sont devenus la base de notre plateforme. »
— Paul Hammond
Vice-chancelier associé, Technologie et enseignement, Rutgers — New Brunswick.
Le campus de New Brunswick de l’Université Rutgers a procédé au lancement du logiciel INFOSILEM Timetabler à l’automne 2019 afin de créer les horaires pour le trimestre du printemps 2020. C’est à ce moment que la pandémie de la COVID-19 a commencé. En raison des changements majeurs entraînés par la pandémie, l’Université n’a pas pu encore constater l’incidence des nouveaux horaires de cours sur les déplacements des étudiants. Toutefois, elle a été en mesure de créer des blocs pédagogiques et des combinaisons de cours pour éviter les conflits d’horaire avec les cours au sein du département et ceux suivis par leurs étudiants dans d’autres départements. M. Hammond affirme que la qualité des horaires s’est nettement améliorée et que les départements peuvent modifier les horaires à leur convenance pour optimiser les choix des étudiants.
« En raison de la pandémie, les écoles et les départements ont pu constater les autres avantages qu’offre un système de gestion des horaires plus flexible. »
— Paul Hammond
Vice-chancelier associé, Technologie et enseignement, Rutgers — New Brunswick.
L’implantation du logiciel de gestion des horaires INFOSILEM Timetabler juste avant la pandémie a permis au campus de New Brunswick de constater les avantages qu’offre un système flexible. « Nous nous sentons vraiment chanceux d’avoir terminé l’implantation au trimestre du printemps, car nous avons dû faire preuve d’agilité, affirme M. Hammond par chance, nous avons terminé l’implantation juste avant le début de la pandémie. Nous avons donc dû apporter des changements majeurs. La flexibilité du logiciel et notre capacité à l’utiliser judicieusement nous ont grandement aidés. Nous n’aurions tout simplement pas pu y arriver sans cette nouvelle solution de gestion des horaires. »
Bien que le campus de New Brunswick n’ait pas été en mesure de voir immédiatement les avantages des tableaux de bord à la fine pointe mis en place pour suivre les déplacements des étudiants en raison de la pandémie, l’utilisation du système de gestion des horaires d’Infosilem lui a permis de constater les avantages qui ne sont pas liés aux déplacements, notamment une meilleure planification universitaire, des données de meilleure qualité et une meilleure utilisation des salles de classe en fonction des inscriptions.
Avec le nouveau système, la planification universitaire est maintenant un processus continu. Le campus de New Brunswick peut utiliser le système de gestion des horaires pour travailler avec les différents départements afin d’améliorer la planification d’un trimestre à l’autre.
Dans le cadre du processus d’implantation, le campus de New Brunswick a été en mesure d’épurer ses données pour qu’elles soient plus complètes et précises. M. Hammond affirme que le fait de compter sur des données de meilleure qualité permet à l’Université de faire des choses qu’elle ne pouvait pas faire il y a deux ou trois ans. Elle est ainsi certaine que tous les renseignements et les prérequis du cours sont complets, exacts et visibles pour tous les départements.
En misant sur des données précises, le campus de New Brunswick peut maintenant connaître le nombre exact d’étudiants inscrits à un cours en particulier. Les administrateurs et les employés des départements sont donc en mesure d’utiliser des salles de taille appropriée en se basant sur le nombre d’étudiants inscrits au cours. De cette façon, aucun cours comptant moins de 100 étudiants n’est offert dans une salle qui peut en accueillir 200, comme il arrivait parfois auparavant.
Il y a également d’autres avantages liés à l’optimisation des horaires de cours. Par exemple, s’il n’est plus nécessaire d’offrir des cours tôt en matinée ou tard le soir, les bâtiments peuvent ouvrir leurs portes plus tard et les fermer plus tôt, ce qui permet de réduire la consommation d’énergie.
Bien que les étudiants n’interagissent pas directement avec le système de gestion des horaires, ils en profitent à bien des égards. Une fois l’horaire établi pour optimiser l’expérience étudiante, ils peuvent obtenir les cours dont ils ont besoin. Les plaintes et les obstacles sont ainsi moindres. « Du point de vue des étudiants, les bienfaits sont difficiles à voir. S’ils ne les remarquent pas, cela signifie que les projets de ce genre sont un succès. »
En éliminant les obstacles inutiles liés à la création des horaires, le système de gestion des horaires permet de réduire la durée des études, et donc la dette des étudiants. « Pour les étudiants qui veulent terminer leurs études en quatre ans, nous voulons nous assurer qu’ils peuvent le faire sans problème, explique M. Hammond. Pour ce faire, l’utilisation d’un système moderne qui permet aux étudiants de s’inscrire aux cours dont ils ont besoin pour obtenir leur diplôme est essentielle. »
Le campus de New Brunswick a également personnalisé le logiciel INFOSILEM Timetabler afin d’indiquer le lieu de résidence des étudiants qui suivent un cours en particulier afin de permettre aux départements de changer l’endroit où ils offrent le cours. Le logiciel permet aux employés administratifs du département et de l’école d’avoir une meilleure idée de la planification scolaire.
«Le système de gestion des horaires d’Infosilem nous permet d’optimiser les horaires des étudiants et les horaires de cours du département afin que nos étudiants puissent obtenir les cours dont ils ont besoin quand ils en ont besoin pour obtenir leur diplôme le plus rapidement possible. »
— Paul Hammond
Vice-chancelier associé, Technologie et enseignement, Rutgers — New Brunswick.
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