Fondée en 1988, RUBIKA forme chaque année plus de 1 300 étudiants sur quatre campus : à Valenciennes, en France, où se trouve aussi sa maison mère, à Pune en Inde, à Nairobi au Kenya, et à Montréal au Canada. Créé en 2016, ce dernier comptait à peine 10 étudiants à ses débuts. « Nous en accueillons maintenant tout près de 100, qui sont inscrits à l’un de nos deux programmes, souligne Cristelle Khatiri, directrice des études et des programmes de RUBIKA Montréal. Nous continuons à concevoir de nouveaux programmes, dont un en animation 3D/effets visuels en cours d’approbation. Nous devrions ultimement accueillir autour de 200 étudiants. »
Durant les premières années, la majeure partie de la gestion de RUBIKA Montréal se faisait avec des outils maison. Les bulletins, par exemple, se préparaient un à un. Toutefois, lorsque le nombre d’étudiants a dépassé la trentaine, il devenait évident que l’école devait se doter d’une solution plus performante. « Nous voulions une plateforme où nous pourrions notamment centraliser tous les renseignements qui étaient dispersés dans divers documents, précise Cristelle Khatiri. C’était devenu essentiel pour faciliter la recherche d’information et la gestion de nos activités. »
Au départ, RUBIKA Montréal avait retenu deux plateformes intéressantes. L’école a finalement opté pour COBA Collégial pour son ergonomie et son accessibilité. « Nous avions une série de critères auxquels Berger-Levrault a su répondre, dont la possibilité de créer des codes permanents et celle de transférer les dossiers étudiants de COBA vers le Système de gestion des données d’élèves au collégial (SOCRATE), explique Cristelle Khatiri. De plus, l’interface de COBA Collégial nous a séduits. »
La solution a donc été installée chez RUBIKA Montréal à l’automne 2019, avec l’objectif de la rendre fonctionnelle dès la session d’hiver 2020. L’implantation s’est déroulée rondement et après quatre jours de formation donnée de la mi-octobre au début décembre, l’entrée des données dans COBA Collégial était complétée et le logiciel prêt à utiliser.
L’école a commencé à utiliser COBA Collégial pour produire les bulletins. Les professeurs y ont directement entré les notes, ce qui a grandement simplifié le processus. « Il s’agit d’une nette amélioration, assure Cristelle Khatiri. Nous voulons toutefois aller encore plus loin. Pour l’instant, seules deux personnes se servent véritablement de COBA Collégial, mais nous travaillons activement à étendre son utilisation. Nous aimerions notamment que nos 40 professeurs l’utilisent pour consigner les notes au fur et à mesure, tout au long de la session. »
Le fait d’avoir centralisé tous les renseignements dans COBA Collégial est aussi très facilitant, selon Cristelle Khatiri. « Cela a réellement allégé notre travail. Nous évitons notamment d’avoir à consulter de nombreux fichiers et nous réduisons le risque d’erreur, en éliminant les entrées de données multiples. De plus, cela simplifie le transfert des données au ministère. COBA Collégial nous permet vraiment d’optimiser notre temps, surtout pour la création des bulletins. »
COBA Collégial sert aussi à créer les codes permanents des nouveaux étudiants de RUBIKA Montréal et à communiquer avec Ariane, le système de gestion des données d’identification de l’élève du ministère de l’Enseignement supérieur. « Nous sommes toutefois en apprentissage pour cet aspect, fait remarquer Cristelle Khatiri. Nous devons en effet nous adapter et apprivoiser la prise en main de ce nouvel outil. Nous avons encore besoin de soutien et les gens de Berger-Levrault sont là pour nous appuyer et nous aider à tirer le maximum de COBA Collégial. »
Directrice des Études & Programmes
« Avec la croissance, nous avions besoin d’une solution complètement intégrée qui nous permettrait de gérer plus facilement les dossiers de nos étudiants et nos activités pédagogiques de niveau collégial. »
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