Créer un horaire d’examens sans conflit à Penn State University

La création de l’horaire des examens finaux de Penn State University était à l’origine un processus intensif de 11 semaines qui était effectué de façon manuelle et sur papier. De plus, le processus était axé sur les heures de trames de cours plutôt que sur l’horaire individuel des étudiants.

Ce processus avait comme conséquence plus de 1 200 examens en conflit chaque trimestre, ce qui obligeait les étudiants à se rendre au bureau du registraire tard dans le trimestre pour demander la résolution de conflit. L’horaire des examens finaux n’était pas disponible avant la 8e semaine sur 15 du trimestre et ceux qui contenaient des conflits d’examens n’étaient pas disponibles avant la 13e semaine du trimestre. Les étudiants et les membres du corps professoral ne recevaient pas d’horaires d’examens individualisés.

Grâce à l’implantation d’une nouvelle solution logicielle pour la gestion d’horaires des examens, Penn State University visait à:

• Modifier le processus de production de l’horaire d’examens finaux pour se concentrer sur les étudiants;
• Automatiser le processus de création d’horaires;
• Fournir une visibilité sur les conflits directs et les conflits de surcharge d’examens;
• Identifier et à résoudre les conflits directs des étudiants avant la publication;
• Publier plus tôt l’horaire final des examens.

L’implantation d’Infosilem Exam a fait partie du changement du processus opérationnel, ce qui était nécessaire pour atteindre les objectifs fixés par l’université. Malgré la crainte initiale au sujet de la double portée du projet – et du délai serré -, l’implantation s’est avérée très facile et a donné des résultats fantastiques.

Le fait de mettre les étudiants au premier plan lors du processus de création de l’horaire des examens finaux a permis à l’université de considérablement réduire le nombre de conflits directs et de conflits de surcharge d’examens, d’identifier et de gérer les conflits non résolus et de produire avec succès les horaires d’examens finaux des étudiants et des professeurs.

Infosilem Exam a également aidé l’université à réduire le nombre d’heures consacrées à la préparation de l’horaire des examens finaux et à le publier trois semaines plus tôt.

Infosilem Exam répond à toutes les attentes et dépasse même celles-ci. Grâce au logiciel, l’université est capable:

• De créer un horaire d’examens qui réduit le nombre d’enjeux et de préoccupations des étudiants;
• De réduire le temps de création d’horaires;
• D’utiliser l’espace de l’université de la façon la plus appropriée;
• De simplifier la complexité du processus de création d’horaires d’examen et de résolution de problèmes.

Penn State University est une université de recherche publique avec plusieurs campus qui propose des programmes en éducation, en recherche et en service. Avec plus de 44 000 étudiants sur son campus University Park et 50 000 autres étudiants sur ses 23 autres campus, Penn State University est la plus grande université du Commonwealth of Pennsylvania.

Todd Clouser

Information Technology Manager

«L’université a considérablement augmenté son efficacité opérationnelle et est désormais en mesure de produire plus rapidement un horaire d’examens finaux plus précis. Les étudiants sont ravis d’avoir accès à leur horaire d’examens finaux des semaines plus tôt qu’avant.»