Faites la connaissance du Medicine Hat College, un établissement d’enseignement public polyvalent au service du sud-est de l’Alberta et du sud-ouest de la Saskatchewan.
L’établissement est situé dans la ville de Medicine Hat, en Alberta, et offre à plus de 6 000 étudiants une gamme de possibilités, comme des programmes de métiers d’apprentissage, de la formation continue et des cours menant à l’obtention d’un diplôme.
Le Medicine Hat College était aux prises avec une accumulation de feuilles de calcul complexes, de rapports et de données traités manuellement depuis des années par une seule personne sur le point de prendre sa retraite. De plus, le logiciel de réservation de salles de l’établissement était désuet. Une rumeur laissait entendre que les salles du collège étaient sous-utilisées. L’établissement éprouvait également de la difficulté à intégrer les réservations de salles à la création des horaires de cours. Il avait un problème de complexité opérationnelle et devait absolument se doter d’un logiciel de gestion des horaires puissant et efficace associé à une plateforme d’une efficacité exceptionnelle.
Le bureau du registraire et son vice-recteur associé ont communiqué avec l’équipe d’Infosilem | Berger-Levrault pour discuter de la manière dont les logiciels de gestion des horaires pouvaient répondre aux besoins criants du collège. Le vice-recteur à l’enseignement a conclu l’accord. Il y avait une lacune certaine sur le plan de l’efficacité stratégique, même si le processus de gestion des horaires du Medecine Hat College fonctionnait plutôt bien. L’acquisition d’une solution de création d‘horaires de cours était absolument nécessaire.
Le collège devait produire des rapports complexes, acquérir la capacité d’établir des scénarios de création d‘horaires et utiliser des données probantes pour appuyer ses décisions. La qualité des horaires de salles, l’inventaire des salles et la nécessité de tenir à jour toute l’information dans plusieurs systèmes suscitaient de nombreuses préoccupations. Une solution logicielle réglant ces questions était indispensable pour éviter que le personnel ait à s’échanger sans arrêt des courriels et à faire un suivi manuel dans différents systèmes. Il était primordial d’avoir un mécanisme d’approbation automatisé et personnalisé en temps réel. La capacité de produire des scénarios hypothétiques, des rapports et des horaires à partir d’une solution unique était cruciale.
« Le système permet de jongler avec des scénarios pour voir comment aborder ou gérer les changements, ce qui est beaucoup plus utile que de faire des tentatives dans l’horaire en temps réel en se fiant à son instinct, avec le risque d’effectuer un mauvais choix », affirme Brier Albano, registraire associée au Medicine Hat College.
« Les logiciels Infosilem Enterprise et Infosilem Timetabler ont accru notre capacité de prise de décisions en fournissant des données exactes sur l’utilisation de nos salles et sur nos espaces problématiques », ajoute-t-elle.
Les responsables du Medicine Hat College connaissaient la solide réputation d’Infosilem | Berger-Levrault auprès des collèges et des universités d’Amérique du Nord. Ils ont appris qu’Infosilem | Berger-Levrault offrait une solution de création d‘horaires des étudiants et des professeurs supérieurs et une solution qui optimise les opérations et les ressources sur le campus en plus de structurer toutes les opérations grâce à de puissants algorithmes.
Grâce au logiciel Infosilem Enterprise, les réservations de salles sont maximisées. Infosilem Timetabler optimise les choix des étudiants grâce à une meilleure création d‘horaires de cours. La combinaison idéale!
« Les produits d’Infosilem | Berger-Levrault offraient la meilleure fonctionnalité et ils faisaient l’objet d’évaluations exceptionnelles par les pairs. Les autres organisations qui utilisent déjà les produits d’Infosilem | Berger-Levrault précisent qu’elles ont beaucoup aimé travailler avec les équipes Infosilem | Berger-Levrault, de la vente jusqu’à l’implantation, souligne Brier Albano. Je n’ai que de bons commentaires à faire sur les suggestions et les conseils de tous les membres des équipes Infosilem | Berger-Levrault, ainsi que sur leur connaissance générale des produits. Ils ont compris ce dont nous avions besoin et ce que nous disions. Infosilem | Berger-Levrault connaît bien le monde des études postsecondaires. Tous les intervenants ont pris le temps de déterminer comment le vocabulaire que nous utilisons dans notre établissement peut être transposé dans le logiciel d’Infosilem | Berger-Levrault, puis ils ont utilisé ce vocabulaire avec nous pour faciliter l’implantation. Tous nos besoins en données ont été plus que comblés.
Nous avons rencontré de nombreuses personnes extraordinaires tout au long du processus d’implantation. Je crois que nous pouvons dire que ce qu’il y a de mieux avec Infosilem | Berger-Levrault, c’est le niveau de compétence des personnes qui y travaillent », ajoute Brier Albano.
Le travail d’équipe offert par Infosilem | Berger-Levrault a certainement donné au Medicine Hat College les moyens de répondre à tous ses besoins.
Grâce à la capacité d’Infosilem | Berger-Levrault de respecter le processus opérationnel du Medicine Hat College, l’adéquation a été parfaite. Infosilem | Berger-Levrault a parfaitement compris les besoins du collège.
Les solutions logicielles ont permis de recréer les processus actuels du collège et de créer des options pour des processus éventuels. De plus, la bonne nouvelle est que le Medicine Hat College entrevoit une économie de temps d’environ 70 %. Auparavant, le collège faisait appel à deux spécialistes des TI et à un membre du personnel des services aux étudiants. Avec les logiciels d’Infosilem | Berger-Levrault, le Medicine Hat College n’a besoin que d’un seul spécialiste des TI pour achever la transition sans problème.
« Infosilem | Berger-Levrault nous a donné l’occasion de prendre appui sur le succès que nous avions connu dans notre façon de créer les horaires et de croître à partir de celui-ci. Notre outil de création des horaires fonctionnait, mais le produit d’Infosilem | Berger-Levrault nous a permis d’accorder moins de temps au recopiage de données et de mettre davantage l’accent sur des solutions originales pour relever nos défis, explique Brier Albano.
En fournissant des données, en améliorant notre capacité de jongler avec des scénarios et en consignant le savoir organisationnel dans le produit, nous avons réduit notre risque global et élargi notre créativité afin de créer des horaires qui conviennent au personnel, aux étudiants et au corps professoral. Nous voyons également les possibilités d’amélioration à mesure que nous travaillons dans Infosilem Timetabler et que nous adaptons certains de nos flux de travail pour qu’ils conviennent au nouveau produit efficace. »
6000
Étudiants
70%
Économie de temps
Registraire associée
« Les produits d’Infosilem | Berger-Levrault offraient la meilleure fonctionnalité et ils faisaient l’objet d’évaluations exceptionnelles par les pairs. Les autres organisations qui utilisent déjà les produits d’Infosilem | Berger-Levrault précisent qu’elles ont beaucoup aimé travailler avec les équipes Infosilem | Berger-Levrault, de la vente jusqu’à l’implantation »
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