Une solution «tout-en-un» pour la gestion des activités du Centre culturel et sportif du Collège Regina Assumpta

Durant ses 20 ans d’activités, le Centre culturel et sportif a dû faire face à plusieurs défis, dont la gestion et l’inscription de près de 3 500 membres actifs (majoritairement citoyens de l’arrondissement Ahuntsic-Cartierville) et le besoin de plus en plus grand de proposer une solution en ligne. Ce défi était d’autant plus complexe que les employés et étudiants du Collège bénéficient de statuts et de tarifs particuliers qui exigent ainsi une validation. De plus, différentes périodes d’inscription étaient accessibles pour les membres et non-membres. Pour relever ces défis, COBA a su créer et intégrer des passerelles permettant de comparer les informations des membres entre les modules COBA Activités, Finances et Pédagogie, mais aussi incorporer des outils pour gérer les périodes d’inscriptions.

Évoluant dans un environnement très compétitif, ces développements ont permis d’accroître la fidélisation des membres en leur proposant un système d’inscriptions aux activités plus simple, rapide et efficace. Cette fidélité des membres est au cœur des valeurs du Centre, qui compte à ce jour 27 membres n’ayant jamais quitté le Centre culturel et sportif depuis 20 ans.

Dès ses premières années de fonctionnement, le Centre a intégré la solution COBA Activités pour la gestion des participants, des inscriptions, des réservations de salles (dont la salle Marguerite-Bourgeoys depuis 2012), mais aussi du contrôle d’accès à la bâtisse du Centre. Avant l’implantation du Portail d’inscriptions en ligne pour les activités en session, le Centre utilisait un système maison qui exigeait deux fois plus d’efforts et de temps pour le traitement des données et des paiements.

Ayant un système d’abonnements particulier, destiné à une clientèle cible différente de ses compétiteurs, le Centre culturel et sportif devait avoir une solution unique et adaptée à ses besoins. Pour ce, notre équipe a su développer au fil des années une version de COBA Activités répondant à leur réalité.

La deuxième vague de développements a permis l’inscription en ligne aux abonnements ainsi que l’intégration des paiements préautorisés par carte de crédit. Ce service de paiement différé était très en demande par les membres qui devaient payer l’intégralité de leur abonnement en une fois ou utiliser des chèques postdatés. À présent, une majorité de membres s’est tournée vers les paiements préautorisés pour s’acquitter de leurs frais mensuels.

Avec deux considérables phases de développement importantes depuis ces 10 dernières années, COBA a su donner un support important à l’équipe du Centre culturel et sportif. Au fil des années une solide relation de confiance et de collaboration s’est construite entre les 2 entités, ce qui permet à COBA de donner un service à la clientèle axé sur l’excellence et d’une qualité exemplaire. L’équipe de COBA a à cœur la satisfaction de ses clients et elle est à l’écoute de leurs besoins. Elle travaille énergétiquement et persévère à trouver de nouvelles solutions permettant de faire évoluer annuellement la plateforme dans le sens réel de la technologie, et afin d’anticiper les besoins de ses clients.

Ces multiples développements ont permis au Centre de diminuer les ressources, le temps et l’énergie utilisés dans ses périodes d’inscriptions en plus d’offrir un meilleur service à ses membres. Autrefois, procéder manuellement aux inscriptions et aux paiements occupait facilement plusieurs employés durant des journées complètes. Maintenant, le Centre bénéficie d’une transformation du travail. À présent, les employés peuvent effectuer des tâches ayant de la valeur ajoutée et passer plus de temps avec les clients. Les membres du Centre culturel et sportif ont pu bénéficier d’une plus-value de la qualité des services offerts et d’une économie de temps également. De ce fait, ils peuvent en quelques minutes conclure leurs inscriptions en ligne tout en évitant de passer une trentaine de minutes au téléphone. La rapidité des transactions permettra au Centre d’atteindre son quota d’inscription pour ses places disponibles et ses fonds plus rapidement.

Le Centre culturel et sportif Regina Assumpta a fêté le 31 août 2018 ses 20 ans au cœur de la vie du Collège Regina Assumpta et de la communauté montréalaise. Offrant cinq types d’abonnements distincts (Aqua-gym, Bain libre, Cardio-vélo, Salle Maxiforme et Tendance-action) et une variété de cours pour toute la famille, le Centre convient à tous les besoins.

Charlotte San Agustin

Responsable du développement et des communications

«COBA est un partenaire remarquable au niveau de l’écoute et de la compréhension, c’est ce que nous apprécions dans notre relation de collaboration avec eux.»

Profil LinkedIn