Une solution «tout-en-un» pour la gestion des activités pédagogiques du Cégep à distance

À ces débuts, le principal canal de communication utilisé entre les étudiants et le Cégep était les envois postaux. Avec l’arrivée de l’ère numérique, une évolution de cette gestion des correspondances et de la remise de travaux était nécessaire. Conséquemment, le cégep devait moderniser et réviser sa formule d’affaires.

Dans cette optique, l’acquisition de Merlin (logiciel conçu pour la gestion du collège et la préparation de cours) s’était effectuée. Développé sur mesure par une entreprise qui ferma ses portes quelques années plus tard, le Cégep dut finaliser et maintenir par lui-même ce système. Merlin demandait un investissement important en ressources et en temps pour le collège. Étant un système complètement autonome, la moindre modification à apporter dans celui-ci devenait incroyablement complexe. Les membres du personnel devaient effectuer par eux-mêmes la programmation requise simplement pour rectifier quelques petites anomalies comme des changements de dates ou de virgules dans les lettres. Malheureusement, Merlin n’offrait aucune flexibilité ou souplesse pour eux à ce niveau.

Face à cette problématique, le Cégep à distance ira en appel d’offres pour trouver le meilleur spécialiste à qui confier cette gestion.

Ce n’est qu’en 2013 que la solution COBA Collégial de Berger-Levrault fut sélectionnée suite à cet appel d’offres et que la relation de partenariat entre le Cégep et Berger-Levrault débuta.

La solution COBA Collégial centraliserait tous les systèmes en un seul endroit, permettant une gestion de dossiers étudiants complète, plus simple et plus efficace. Du même fait, cette solution clé en main éliminerait les modules complémentaires engendrant des problèmes de compatibilité et de perte d’informations.

Aussi, une économie de temps résulterait de ce désengagement de tâches administratives (remplissage de formulaires, signatures de documents, etc.) et permettrait au personnel du collège d’attribuer plus de temps à l’encadrement pédagogique.

Tout au long du processus de transition vers COBA Collégial, le Cégep à distance a bénéficié d’un énorme soutien et d’une écoute attentive de la part des membres de l’équipe de Berger-Levrault. Ces derniers auront su accompagner ce client dans la compréhension de leur processus d’affaires, tout en étant une référence importante au niveau du transfert des connaissances.

Le Cégep à distance est très satisfait de la prise en charge de ce projet complexe par Berger-Levrault. Ce partenaire s’est montré très proactif dans les modifications à effectuer. Le Cégep à distance s’est toujours senti soutenu, écouté et accompagné à travers ses besoins.

En 1991, le Cégep à distance fut créé par le cégep Rosemont et sa mission était de déployer et promouvoir la formation à distance dans le réseau collégial québécois. Toutefois, ce n’est qu’en 2002 que le nom Cégep à distance lui sera officiellement attitré. En 2005, il se verra confier par le Ministère de l’Éducation le mandat de développer la formation à distance pour les étudiants anglophones.

Son modèle d’affaires unique accorde à l’étudiant l’autonomie dans son choix de parcours à travers l’accès à 163 cours différents, dont une trentaine en version anglaise. Cette méthode de formation florissante laissera à l’étudiant le choix de s’instruire à l’endroit qui lui plaira et au moment qui lui conviendra le mieux. L’idéal pour concilier famille, travail et études. Annuellement, plus de 21 000 cours différents sont suivis et le Cégep à distance forme entre 13 000 et 15 000 étudiants. Le Cégep à distance a déjà accueilli plus de 32 000 étudiants en une seule année.

Alexis Thibault

Directeur adjoint – SCOS

«L’écoute approfondie et la prompte réactivité des membres de l’équipe de Berger-Levrault nous ont donné confiance dans leur solution de gestion collégiale.»

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